¿Qué es PMO? Una herramienta esencial para tu empresa

¿Qué es PMO? Una pregunta que puede sonar muy básica para los expertos en Dirección de Proyectos, pero nos encontramos en un momento en el que se ha convertido en un concepto determinante para cualquier persona que quiera entender a fondo el funcionamiento actual de las estrategias empresariales más usadas en las organizaciones de vanguardia.

Una PMO (Project Management Office) es un departamento que se encarga, en líneas generales de apoyar, controlar y en muchos casos intervenir en los proyectos de la empresa. Esta área debe contar con un capital humano altamente capacitado en el negocio, cultura de la empresa y estándares aplicables. Así todos los proyectos mantendrán un carácter homogéneo, que solo se logra cuando estos se logran vincular de forma orgánica con los objetivos del negocio.

Las principales funciones de una PMO están enfocadas a mejorar los procesos que intervienen en los proyectos de la organización. Estas son las más importantes:

• Integrar la gestión de proyectos de la empresa.
• Proporcionar herramientas, tanto de gestión de proyectos como de asesoría y capacitación.
• Supervisar el ciclo del proyecto, desde el momento de su aprobación hasta que se oficializa su cierre.

Por lo general las finalidades por las que se vuelve necesario implementar una PMO están relacionadas con el apoyo a proyectos que tienen una dimensión, que en otras condiciones sobrepasarían las capacidades de acción y ejecución de la empresa.

Esta necesidad puede surgir por distintas razones, como estas:

• Debido al tamaño de un proyecto, a su complejidad o a poder abarcar un programa completo de proyectos que se pretenden desarrollar.
• También se implementa para crear un soporte en la cartera de proyectos de un departamento en particular o de una unidad de negocio.
• O para alcanzar un enfoque empresarial que contemple la dimensión de la selección y gestión de proyectos.

Se pueden identificar dos modelos de PMO:

• El primero funciona a modo de equipo consultor que aporta a los administradores de los proyectos mejor orientación y prácticas.
• O una versión más centralizada que tiene sus jefes de proyecto que asesoran a las distintas unidades de negocio que tienen a cargo estos proyectos.

En todo caso, la PMO tiene la facultad de realizar toda la organización de los proyectos de la empresa. Esta dinámica de trabajo debe ser vista como un privilegio, al poder trabajar sobre la base de la visión global de los proyectos. Así se presentarán una serie de herramientas, metodologías y técnicas que trazarán una identidad transversal a los objetivos empresariales que se traducirán en los avances que se vean reflejados.

Para que la PMO genere sus beneficios es necesario que cuente con un equipo de alto nivel competitivo en la materia de gestión y organización de proyectos. Por otra parte, la empresa debe tener una disposición gerencial que no entorpezca este proceso sino que al contrario lo alimente desde una visión administrativa moderna y práctica. Esta es la vía para que se consiga el éxito en el desarrollo de los proyectos. La cadena de resultados se verá reflejada cuando los clientes incentiven su intención de negocio debido a su nivel de satisfacción. Además la imagen de la empresa subirá y se creará un estatus dentro de su medio de operaciones. Por esta razón la mejor opción para adquirir este conocimiento es ingresar a la Maestría Oficial en Administración y Dirección de Empresas (MBA) de VIU.