Gerente de proyectos: Funciones principales

El gerente de proyectos y las funciones que debe desempeñar en una organización son aspectos que vienen tomando, cada vez, más fuerza, con el fin de optimizar sus resultados en eficiencia y calidad. Se ha demostrado que es una estrategia efectiva y ya completamente instaurada en la actualidad. Por eso en la VIU enfocamos todos nuestros esfuerzos a ofrecer con orgullo la maestría Oficial en Administración y Dirección de Empresas (MBA) para impulsar sus objetivos profesionales.

La práctica de la gestión de proyectos consiste en aplicar una serie de conocimientos, técnicas, habilidades y herramientas a todas las actividades necesarias para concretarlos de forma específica o para implementar un plan de trabajo más extenso. En estos puntos es que se necesita una acción práctica y efectiva de las siguientes funciones del gerente de proyectos:

• Para empezar, su primera función debe ser crear un registro oficial de los requisitos para desarrollar el proyecto. Aquí deben contemplarse todos los detalles imprescindibles para la realización de este, desde el planteamiento de los objetivos hasta el punto de tener previstas muchas de las inquietudes que presenten los miembros del equipo, con el fin de aclarar su rol de trabajo.

Es importante que el gerente de proyectos también visualice que su trabajo no solo se debe concentrar en cumplir con los requisitos logísticos, sino hacer realidad los objetivos comerciales del mismo. Para ello, es necesario que haya una inmersión estratégica en las bases sobre las que se creó el proyecto, o si se quiere, plantear un escenario ideal en el que el mismo gerente esté conectado con su proceso de creación. Este simple paso puede ser la catapulta para lograr las metas de forma excepcional y no caer en procesos desgastantes para todos los involucrados.

• Organizar el proyecto suena a algo muy simple también, pero pasarlo por alto o no tener una previsión planificada nos puede jugar en contra para lograr satisfactoriamente nuestros objetivos. Inicialmente es clave que todos los archivos que se van a manejar estén a disposición de todos los miembros del equipo de trabajo; esto se logra muchas veces subiendo la información en una herramienta de alojamiento como Google Drive o Dropbox.

Pero esto no es lo único que se debe verificar; otra parte importante que se debe asegurar, para mejorar resultados, es organizar al máximo la información con la que se va a trabajar y con la que se va a tener un tráfico entre los eslabones de producción. Este ejercicio no se reflejará de forma grandiosa, pero no hacerlo te provocará una cadena intrincada de los famosos “reprocesos”.

• Crear una línea de tiempo será muy útil para alcanzar las metas sin inconvenientes, o por lo menos, mitigando un poco el efecto de los posibles retrasos en el proceso. Una recomendación para realizar esta función consiste en tener completa claridad del tiempo límite de entrega para así poder crear un cronograma que contemple todas las posibles adversidades. Si este tiempo es más flexible, su medición debe realizarse de acuerdo con las variables que den un tiempo adecuado de entregas.

Para ello es necesario que se visualicen todas las contingencias que se pueden presentar en el camino. Esto no quiere decir que se tenga un condicionamiento negativo frente al proyecto, quiere decir que se está trabajando para perder el menor tiempo posible y para optimizar los procesos. Nuestra condición humana hace inevitable que se presenten retrasos propios de este tipo de cadenas de trabajo.

• Medir el presupuesto es una de las funciones más importantes que se tienen que llevar a cabo. El gerente de proyectos tiene que distribuir este presupuesto en la línea de tiempo que ha construido con anterioridad, además de ubicar estas cuentas con precisión en cada elemento que se ha desglosado inicialmente.

A muchas organizaciones les ha funcionado utilizar una estrategia de medir todo el presupuesto en las horas que conlleve el desarrollo del proyecto. Esto se ve reflejado en la optimización de tiempo que este método le ofrece a los líderes estratégicos y a la empresa. El éxito de esta función se resume en tener mayor control del proceso.

• Motivar al equipo requiere varios tipos de habilidades. Después de haber realizado todo este trabajo de organización hay ciertas condiciones que los participantes necesitan para incrementar su productividad. Proporcionarle toda la seguridad logística a cada quien es una condición fundamental para mejorar su nivel laboral. El gerente de proyectos también es un lector sagaz que identifica los puntos clave de cada uno de los integrantes del grupo; así entenderá la estrategia más adecuada para mejorar su rendimiento y mantenerlos motivados.