Qué es BPM y 6 consejos de aplicación

Quienes saben qué es BPM tienen claro que se trata de una forma de identificar y controlar los procesos que están presentes en una organización. Es una metodología efectiva para usar en tiempos de crisis, ya que permite asegurarse de que los procesos sean eficientes y efectivos, dos cualidades que contribuyen a conseguir una organización mejor y más rentable.

¿Qué es BPM?

BPM es Business Process Management, que en español significa gestión de procesos de negocio. Esta disciplina aborda el modo en que estudiamos, identificamos, cambiamos y supervisamos los procesos de negocio para garantizar que se ejecuten sin problemas y puedan mejorarse con el tiempo.

Saber qué es BPM implica entenderlo como una práctica empresarial, que abarca técnicas y métodos estructurados. No es una tecnología, aunque las haya en el mercado pensadas para facilitar esta gestión.

El empleo adecuado de BPM generalmente involucra lo siguiente:

1. Organizarse en torno a los resultados, no a las tareas, para garantizar que se mantiene el enfoque adecuado.
2. Corregir y mejorar los procesos antes de automatizarlos.
3. Establecer procesos y asignar la propiedad.
4. Estandarizar los procesos en toda la empresa para que puedan entenderse y gestionarse más fácilmente, reducir los errores y mitigar los riesgos.
5. Habilitar el cambio continuo para que las mejoras puedan extenderse y propagarse en el tiempo.
6. Mejorar los procesos existentes, en lugar de construir procesos radicalmente nuevos o "perfectos", porque eso puede llevar tanto tiempo como para erosionar o negar cualquier mejora lograda.

Comprender la esencia de lo que es BPM significa aceptar que no debe ser un ejercicio de una sola vez. Debería contemplar una evaluación continua de los procesos y completarla con acciones para mejorar el flujo total de procesos, con el objetivo de crear un ciclo continuo de evaluación y mejora de la organización.

En este ciclo se deberían observar los siguientes pasos:

• Analizar
• Rediseñar y modelar
• Implementar
• Monitorizar
• Gestionar
• Automatizar

Llevar la información a donde necesita ir, cuando necesita ir allí, es solo una parte de la solución; gran parte del resto involucra, primero, solicitar los conocimientos que necesitan, y luego comunicarlos en un formato de uso inmediato. Dos requisitos que debería reunir cualquier tecnología o software de BPM.

BPM y el flujo de trabajo

El flujo de trabajo es más que simplemente mover las cosas de A a B a C y a D porque permite que las tareas se realicen en paralelo, lo que ahorra tiempo y aumenta la productividad. Las organizaciones han de ser capaces de gestionar múltiples procesos que tengan lugar al mismo tiempo, admitiendo excepciones y condiciones mediante la aplicación de reglas definidas por el usuario.

Es la esencia de lo que es BPM en sí mismo. De este modo se puede abordar explícitamente la complejidad de los procesos entre aplicaciones y entre repositorios, e incorporar procesos impulsados por datos y por contenido, todo de manera continua.

Por lo general, esto requiere de una gran cantidad de análisis operacional y de la creación de diagramas de flujo. Los diseñadores de procesos han de emplear herramientas de simulación para que los procesos se puedan ejecutar virtualmente permitiendo identificar cuellos de botella u otros problemas relacionados con las personas o la infraestructura subyacente.