¿Qué es y cómo se hace la planificación de un proyecto?

La buena planificación de un proyecto es vital para su éxito. Por eso, en este artículo vas a aprender cómo crear y ejecutar un plan con el objetivo de alcanzar una meta.

Esta información es útil independientemente del campo de la ciencia en el cual enfoques tus esfuerzos académicos o laborales. Conocer, dominar y practicar de manera consciente la planificación y ejecución de un proyecto te va a permitir organizar mejor tu tiempo y tus resultados. 

Si quieres conocer una manera de perseguir tus metas de forma objetiva y profesional, continúa leyendo.

¿Qué es la planificación de un proyecto?

Es el arte de identificar los recursos con los cuales se cuenta y establecer un cronograma de actividades con el objetivo de culminar un plan o tarea en concreto.

La elaboración de un plan se ajusta tanto a las necesidades como al contexto de cada persona, por lo que se puede hablar en términos de corto a largo plazo y de metas a pequeña o gran escala.

Como te podrás dar cuenta, saber qué es la planificación de un proyecto te puede ayudar tanto a aumentar las ventas de un negocio como a aprender un segundo idioma, conseguir un título universitario, mejorar tus calificaciones, planear un evento o lanzar un producto al mercado.

¿A qué nos referimos cuando decimos que planear algo es un arte?

La palabra arte se define como una capacidad para hacer algo, pero también como un sistema de preceptos y reglas para efectuar una obra o una actividad.

Comparar la planificación de proyectos con un arte equivale a decir que saber organizarse, disponerse y actuar de cierta manera con la debida disciplina durante el tiempo suficiente es la fórmula del éxito. Entiéndase por éxito conseguir objetivos concretos.

Planificación y ejecución de un proyecto

Es momento de hablar de la matriz de la planificación de un proyecto, la cual equivale a diseñar y formular un programa. Es una herramienta gráfica para repensar objetivos, actividades y resultados en una sola tabla.

La matriz se compone de los siguientes favores integrados en tres áreas:

• Área teórica 
• Área de la práctica
• Área de los resultados y de los imprevistos

El área teórica se integra de:

• Condiciones previas

Las condiciones previas de la planificación del proyecto hacen referencia al contexto actual de la situación, de la organización, empresa, país, equipo o realidad que se desee transformar.

El reporte de dichas condiciones varía de un proyecto a otro; en ocasiones, puede o no incluir factores económicos, sociales, políticos e incluso psicológicos.

• Objetivo general

El objetivo general de un proyecto indica qué es aquello que se desea conseguir; por ejemplo, incrementar las ventas de una compañía en un 25 %, obtener la licitación de una obra, aprender un segundo idioma, mantener un promedio mínimo de 9.0 en el semestre, entregar todos los trabajos finales a tiempo o abrir un negocio.

Es crucial que el objetivo general sea realista, es decir, debe ser viable y para ello debe ser eficiente, eficaz y sostenible en el tiempo.

La eficiencia se entiende como la capacidad de disponer de recursos tanto materiales como humanos para conseguir un efecto determinado. La eficacia es la capacidad de lograr el efecto que se desea. Por último, la palabra sostenible indica que un proyecto se puede aplicar a largo plazo.

• Objetivos específicos

La meta principal debe estar acompañada de metas menores que se relacionen con ella. Verbigracia: una empresa que desea incrementar un 25 % de sus metas como objetivo central, puede acompañar su propósito de un objetivo específico, como mejorar el ambiente laboral y fomentar la salud mental de los trabajadores, para así incrementar la productividad.

Otro ejemplo puede ser la planificación de un estudiante por subir un punto final en todas sus calificaciones. Debe establecer un programa de estudios con temas, fechas de estudio, de elaboración de trabajos finales y de exámenes.

• Lógica de la intervención

La lógica de la intervención hace referencia al porqué del proyecto. Este apartado debe dar respuesta a las preguntas: ¿por qué voy a hacer esto? ¿Por qué quiero llevar a cabo este plan? ¿Qué es lo que voy a ganar y qué es lo que pretendo conseguir?

El área de la práctica se compone de actividades, costes y recursos. 

Las actividades deben contar con una fecha de inicio y de final. Además, es importante especificar con anticipación las fechas de ejecución y seguimiento. 

El sector de costos, por su parte, incluye una amplia gama de recursos, desde materiales hasta humanos, psicológicos, existenciales y de tiempo.

Por último, el área de los resultados y de los imprevistos incluye tres elementos:

1. Indicadores objetivamente verificables

Los indicadores objetivamente cuantificables hacen referencia al hecho de poder observar la evolución de un proyecto a partir de parámetros medibles. Es decir, ¿cómo vamos a saber si estamos o no estamos progresando?

2. Supuestos / hipotéticos / factores externos

Los supuestos/ hipotéticos/ factores de riesgo es el apartado que engloba todo aquello que escapa a nuestro control. Son sucesos y obstáculos que, sin importar qué tan bien organizados, precavidos y disciplinados hayamos sido, de todas maneras van a aparecer.

3. Resultados

En otras palabras, tener un buen plan de acción es saber dónde estás y también saber a dónde quieres llegar.

Nosotros te podemos ayudar en la planificación de tu proyecto

En la Universidad Virtual de Valencia te podemos asesorar por medio de nuestros programas educativos para realizar un buen esquema de trabajo y resultados.

Puedes conocer todo sobre las etapas de un proyecto tecnológico. Aquí podrás descubrir cómo poner en práctica todo lo visto en este apartado enfocado al área de la tecnología.

Un proyecto tecnológico, también conocido como proceso tecnológico, es un plan para crear o renovar un producto de este tipo para cubrir una demanda de la sociedad. El objetivo principal de esta clase de programas es mejor sustancialmente la calidad de vida de las personas.

Nosotros te podemos guiar paso por paso para que aprendas a gestionar de la mejor manera posible todos los recursos a tu alcance. Descubrirás cómo asignar actividades y fechas de entrega para cada objetivo.

De igual manera, puedes apostar por nuestra Maestría Oficial en Project Managment. El mundo actual se guía por desafíos. Una certificación académica en planificación de proyectos te abre una amplia gama de posibilidades en el campo laboral.

Esta especialidad te enseña como tomar decisiones, resolver problemas, minimizar riesgos y desarrollar pensamiento crítico. De igual manera, fomenta tu capacidad de liderazgo y mejora tu capacidad de negociación.

Planificación de un proyecto para principiantes

Existen diversas maneras de realizar un plan de trabajo. La planificación de un proyecto en términos generales consiste en contestar las siguientes preguntas enfocadas en resultados concretos:

• Qué​

El qué hace referencia a lo que se quiere conseguir con el plan; por ejemplo: realizar mínimo 150 minutos a la semana de actividad física moderada para mejorar la salud física y mental.

• Cómo​

El cómo es el plan de acción, la serie de pasos y los actos necesarios para conseguir el objetivo de la planificación. Siguiendo con el ejemplo anterior, el cómo es realizar 30 minutos de ejercicio al día, cinco días a la semana, todas las semanas del mes, de todos los meses del año 2023.

• Quién​

El quién hace referencia a la persona o personas implicadas en el proyecto.

• Por qué​

El por qué indica la razón que motiva el pensamiento y el comportamiento de los agentes o actores involucrados en el proyecto. Es vital que contestes esta pregunta con absoluta honestidad: ¿por qué quieres realizar este plan de acción?

Siguiendo con el ejemplo establecido, el motivo para realizar actividad física es reducir los síntomas de depresión y ansiedad. Este dato está corroborado por la Organización Mundial de la Salud, por lo cual se puede considerar una meta alcanzable.

• Cuándo y dónde

El cuándo y el dónde son el aquí y el ahora. El cronograma de actividades debe incluir una fecha de caducidad o fecha de entrega para cada parte del proyecto.

Es importante recordar que la persistencia es fundamental para conseguir el éxito. Lo estipulado en una planificación de proyecto debe respetarse mínimo un 90 % de las veces para ver resultados claros y metas realizadas en el tiempo establecido, ya sea que deseemos crear un negocio, escribir un libro, hacer ejercicio, estudiar un diplomado, estudiar una maestría, aumentar la productividad o establecer una rutina de limpieza doméstica.

A pesar de que todo esté bien planeado, los errores, obstáculos e imprevistos siempre van a surgir. Es importante afrontar dichos escenarios como parte del camino. También es importante no desistir en conseguir el objetivo principal del proyecto a pesar de todas las adversidades.

Un proyecto conlleva disciplina, y contrario a lo que se piensa, ser disciplinado no significa ser aburrido; por el contrario, significa ser constante día tras día independientemente del estado de ánimo. Una buena disposición es vital para cualquier proyecto.

Ahora que ya sabes cómo es la planificación de un proyecto, solo resta que comiences a llevar a cabo el tuyo. Ya conoces en términos generales todos los elementos básicos de la teoría, así que llega el momento de ponerse manos a la obra.