Gestión de riesgo en un proyecto, anticipar y reducir
El riesgo se ha definido como una contingencia o la proximidad de un daño. La mejor forma de evitarlo en cualquier proyecto es la prevención. Esta anticipación es el centro medular de la gestión de riesgo en un proyecto. Planifica de manera proactiva los imprevistos que pudieran surgir y dirige, nuevamente, al equipo de trabajo por el camino proyectado. Es equiparable a tener un plan de contingencia para salir de una tormenta, si llegara a presentarse, y regresar bien a las tranquilas aguas. Cuando hablamos de tormentas, no nos referimos únicamente a desastres naturales, sino a riesgos financieros, a fechas de entrega comprometidas, a amenazas de ciberseguridad, a la pérdida de eficiencia y productividad, al riesgo de mercado, a las mermas o retrabajos, o al impacto negativo en la reputación de marca.
De manera contraria, cuando se tiene implementada de manera efectiva una práctica de gestión de riesgos se llegan a experimentar reducciones de hasta el 30 % en desviaciones de calidad, reprocesos, retrasos y costos adicionales. Por esto, muchas empresas buscan a profesionales con una educación sólida que contribuyan al logro de indicadores y objetivos. A continuación, te explicamos con mayor detalle todo lo relacionado con la gestión de riesgo en un proyecto y dónde puedes cursar una maestría reconocida académicamente por su excelencia.
¿Qué es la gestión de riesgos en un proyecto?
La gestión de riesgos en los proyectos comprende un proceso en el que se identifican, evalúan y controlan los riesgos que podrían afectar a las iniciativas y comprometer el logro de las metas. Los riesgos implican una posible pérdida o daños y pueden clasificarse en diferentes áreas. Son las que siguen:
- Riesgos técnicos. Están relacionados con la ejecución y el desarrollo de productos y tecnología.
- Riesgos económicos. Comprenden factores como costos, fluctuaciones financieras o presupuestos.
- Riesgos operativos. Aluden a temas de proceso, accidentes, falta de recursos, responsabilidad legal o a problemas internos de la empresa.
- Riesgos de mercado. Son cambios en el consumo, competencia y precios.
- Riesgos de recursos humanos. Se refieren al talento, competencia y disponibilidad del equipo.
- Riesgos naturales. Desastres naturales como inundaciones, sismos, sequías, epidemias.
- Riesgos socioeconómicos. Factores externos a la organización, como normatividad, amenazas de ciberseguridad y cambios geopolíticos.
¿Qué lleva un plan de gestión de riesgos?
Para implementar con éxito este proyecto en las empresas, conviene estructurar y definir un plan de gestión de riesgos. Este es propio de cada organización y funciona como una guía para saber cómo proceder ante una posible eventualidad. De manera general, dicho plan comprende los siguientes elementos:
- Identificación de los riesgos. Para detectar las posibles amenazas que podrían incidir en la iniciativa, así como las oportunidades que existan en cada caso.
- Análisis y evaluación. Se valora la probabilidad y el impacto de los riesgos que se hayan identificado y se clasifican con base a la urgencia y alcance de la empresa.
- Respuesta. Se establecen y desarrollan las estrategias para reducir o mitigar los riesgos.
- Implementación de las medidas. Deben constar los factores o situaciones que desencadenarán el plan, las respuestas inmediatas, los puestos que van a participar, quiénes van a dar y recibir informes, las responsabilidades estratégicas y el cronograma de acción.
- Monitoreo. Hace referencia a la supervisión constante y al ajuste de las estrategias a lo largo del proyecto.
¿Cómo se realiza este análisis en los proyectos?
Para cumplir correctamente con los puntos anteriores es preciso abordar un análisis de la gestión de riesgos, que requiere el uso de herramientas y técnicas específicas como:
- Análisis cualitativos y cuantitativos. Ambos análisis ponderan la probabilidad e impacto de los riesgos, con frecuencia a través de matrices de riesgo.
- Simulaciones. Son procesos que permiten replicar el comportamiento de un sistema o proceso para esquematizar distintos escenarios.
- Modelos de riesgo. Emplean los datos históricos disponibles y pruebas estadísticas para extrapolar o predecir eventos futuros.
- Escenarios hipotéticos. Se exploran situaciones probables de riesgo y cómo podrían impactar en el proyecto o en la empresa.
Beneficios de la implementación de una gestión de riesgo
La principal ventaja de aplicar adecuadamente esta metodología es la reducción de contingencias. A su vez, se consigue:
- Dotar a la organización de mayor adaptabilidad a las condiciones y circunstancias, internas y externas.
- Rebaja de la incertidumbre al identificar amenazas potenciales y elaborar planes de contingencia para mitigarlas.
- Mayor probabilidad de éxito al anticipar y controlar los riesgos, ya que aminora significativamente la posibilidad de que un proyecto fracase o quede fuera de los plazos o del presupuesto.
- Fomenta una cultura empresarial propicia mediante sus lineamientos y la comunicación entre departamentos.
- Mejora en la confianza de los inversores, clientes, proveedores y colaboradores, pues los proyectos bien administrados y respaldados por estrategias de gestión de riesgos transmiten mayor confianza.
- Toma de decisiones informadas y acordes a la situación.
- Optimización de recursos al enfocarse en áreas críticas y evitar reprocesos o gastos innecesarios.
- Identifica oportunidades, además de riesgos, que podrían incrementar el valor del proyecto.
¿Cómo identificar los riesgos de un proyecto?
En la gestión de riesgos de un proyecto se emplean diversas técnicas con el fin de detectar las posibles contingencias que pudieran presentarse. Entre las más utilizadas se encuentran las siguientes:
- Entrevistas. Se recaba información a través de preguntas a las personas responsables de actividades específicas.
- Talleres. Todos los miembros de la compañía participan, identificando diferentes tipos de riesgos, determinando sus conexiones e involucrando a los responsables que pueden mitigarlos o eliminarlos.
- Lluvia de ideas. Favorece que el conocimiento de todos los miembros del equipo se manifieste libremente y se cualifiquen los riesgos más probables.
- Análisis de causa raíz. Es de los métodos de análisis de riesgos más populares y se concreta en la identificación de la primera causa de los riesgos ya conocidos.
- Análisis de escenarios. Se basa en suposiciones. Aquí, los participantes expresan su acuerdo o desacuerdo con las respuestas a cada pregunta, contribuyendo a descubrir riesgos nunca antes considerados.
- Encuestas. En líneas generales, se envían cuestionarios a la mayor cantidad posible de personas dentro de la empresa y después se obtienen resultados de ellas.
- Análisis FODA. En este análisis se identifican las Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas que existen dentro del proyecto y en la empresa.
¿Cómo prevenir riesgos en un proyecto?
La mejor manera de que la gestión de riesgos en un proyecto se lleve a cabo es que todos los miembros del equipo participen y compartan sus conocimientos y su visión. Desde la dirección hasta el personal operativo, incluyendo proveedores y contratistas, deben trabajar para:
- Crear un plan de gestión de riesgos. Estipulando el método de evaluación y organización de riesgos. Aparte de la tolerancia al riesgo, deben esclarecer aspectos como los responsables de cada actividad, los planes de respuesta o las estrategias de comunicación.
- Mantener actualizado tanto el registro de riesgos como la matriz de riesgos. Dichos documentos resultan indispensables para garantizar un conocimiento preciso de las posibles desviaciones que pudieran surgir.
- Comprender el riesgo raíz. Recomendamos emplear el siguiente planteamiento: «Si ocurriera X, puede desencadenarse Y, causando un impacto Z». Si se utiliza esta técnica es posible esclarecer dónde reside el peligro y cuál es la mejor forma de abordarlo con eficacia.
- Asignar responsables. Por regla general, el CEO es quien aplica la respuesta al riesgo y se encarga de supervisar su progreso, pero eso no significa que deba apropiarse de cada acción. Lo idóneo es designar responsabilidades a cada dueño del proceso.
- Supervisar y comunicar los riesgos. Este paso consiste en dar a conocer y recordar continuamente los riesgos que se han identificado y sus progresos a través de revisiones periódicas con el equipo.
¿Cuál es el rol de un project manager en Colombia?
Dentro de todo este esquema de trabajo, el project manager, también conocido como gestor de proyectos, es la persona responsable de la dirección y gestión de proyectos de este tipo. Se ocupa de la definición, planificación e implementación de un proyecto, lo que incluye la coordinación de actividades y avances con los equipos y asumir el rol de líder.
En la actualidad, este perfil profesional es altamente solicitado debido, en gran medida, a la velocidad con la que cambia el contexto empresarial. La era digital propicia que las organizaciones vivan en una gestión del cambio continua y esto reclama gestores de proyecto hábiles que resuelvan y ejecuten los proyectos con acierto.
El project manager en la gestión de riesgo en un proyecto es una pieza decisiva para su éxito. Su relevancia no atañe solo a la prevención de riesgos, sino al aprovechamiento de oportunidades y a la toma de decisiones informadas. La Maestría en Project Management de VIU, en Colombia, dispone de un proceso estructurado y de excelencia en el que los profesionales en este campo alcanzan sus objetivos de manera sólida y efectiva. Estudia esta maestría y participa en un entorno empresarial en constante cambio. Establece estrategias inteligentes y contribuye al crecimiento de un mundo laboral cada vez más dinámico y competitivo. Consulta en la web nuestra oferta formativa o contáctanos sin compromiso.
