Mapa de procesos: la herramienta que te da ventaja

Un mapa de procesos es una operación analítica, cuyo resultado es el diagrama de flujo de la empresa. En este se representa la interacción entre tareas, subtareas y los procesos paralelos que se realizan en la compañía. 

La operación de mapeo de procesos empresariales equivale a comprender todas las etapas que visualizan en conjunto la perspectiva global del negocio y de sus actividades.

Esta visión simplifica la planificación y obtiene resultados óptimos, ya que permite evaluar el desempeño individual, el rendimiento colectivo, la calidad y diseño del trabajo.

¿Qué es un mapa de procesos?

Un mapa de procesos es un inventario gráfico, una síntesis secuencial de la actividad integral de una empresa, como medio de identificación de oportunidades de mejora.  

Aunque se hace referencia a las operaciones que realizan los miembros de la organización, el desarrollo de la estrategia de mapeo de procesos se centra en el trabajo, las actividades y las tareas. 

El mapa de procesos tiene una amplia y diversa aplicación en el mundo de los negocios aumentando el conocimiento de los procesos productivos, particularmente en los aspectos relacionados con:

• Flujo de materiales
• Pasos necesarios para cerrar una venta o prestar un servicio.

Su aplicación en el negocio es muy variada, ya que permite ganar comprensión sobre un proceso y, por eso, se puede emplear desde para conocer el flujo de materiales hasta para tener claros cuáles son los pasos que hay que dar para realizar una venta o dar servicio a un producto.

¿Cuál es la mejor forma de mapear un proceso?

El desarrollo eficaz de una estrategia de mapeo de procesos requiere del cumplimiento de las siguientes condiciones:

• Identificación concreta del proceso a mapear.
• Definición clara del propósito de la iniciativa.
• Conformación acertada del equipo de trabajo.
• Recopilación de la información necesaria.

Es el punto de partida para iniciar el dibujo secuencial del mapa desde una línea base hasta el nivel de detalle que requiere, para así culminar la tarea, identificando las áreas donde se requieran mejoras.

Por último, a la vista del resultado, hay que analizar para encontrar áreas de mejora.

¿Qué técnicas se utilizan para mapear procesos?

Entre las diversas técnicas de mapeo de procesos que aportan mayor valor podemos mencionar:

• Entrevistas individuales o de grupos pequeños.
• Observación directa de las actividades.
• Revisión y análisis de la documentación existente.
• Creación de talleres de descubrimiento.

¿Qué ventajas ofrece realizar un mapa de procesos?

Uno de los principales objetivos de un mapa de procesos es mejorar la eficiencia de la empresa ya sea a nivel global o progresivamente por áreas, teniendo en cuenta que en su desarrollo los procesos aportan y visibilizan información que minimiza los márgenes de error en las actividades.

Por otra parte el mapeo de procesos, facilita la comunicación y el análisis, identifica cuellos de botella, duplicados y retrasos, lo cual a su vez le permite visualizar complejidad inesperada, identificar áreas problemáticas, redundancias, bucles innecesarios y procesos que posibiliten simplificación y estandarización. 

El mapa de procesos es una herramienta recomendable para comparar y contrastar los flujos reales con los ideales para que un equipo de trabajo estandarice sus labores. 

Quienes desean identificar oportunidades de mejora eficaz se verán beneficiados si plantean un mapa de procesos como punto de partida de su proyecto.

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