¿Qué es un asistente administrativo?

El trabajo que realiza un asistente administrativo es sumamente importante en cualquier tipo de empresa, ya que facilita las labores de gestión y organización. Por eso, en este artículo, profundizaremos sobre qué hace realmente un asistente de administración y cuáles son las principales funciones que cumple.

¿Qué es un asistente administrativo?

Un especialista en apoyo administrativo es un profesional que se encarga de prestar asesoría y ayuda general en las distintas áreas operativas de una empresa. El asistente cuenta con los conocimientos básicos para llevar a cabo diversas labores de planificación y organización de tareas en un negocio. Por lo general, posee habilidades en el manejo de distintas herramientas tecnológicas y logísticas para crear una agenda de actividades ordenada.

El auxiliar administrativo es uno de los empleados más importantes dentro de la estructura de una compañía, puesto que contribuye en mantener el óptimo funcionamiento de diversos departamentos. En este sentido, está capacitado para llevar a cabo tareas de control y supervisión relacionadas con el ámbito financiero, comercial, publicitario y de recursos humanos. Por esta razón, es común que la mayoría de los asistentes administrativos posean una maestría en dirección financiera.

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Tipos de auxiliares administrativos

Debido a que puedes desenvolverte en distintas áreas de gestión laboral trabajando como especialista en apoyo administrativo, tu labor puede ser clasificada en los siguientes tipos:

Asistente administrativo general

Es aquel que se encarga de realizar todas las gestiones logísticas y de índole administrativa de una empresa, desde atender llamadas hasta organizar reuniones. Además de estas tareas, tiene la responsabilidad de realizar y recibir informes diarios sobre el rendimiento de cada departamento para que sean estudiados por la junta directiva. Al trabajar como un asistente administrativo general también adquieres el deber de dirigir a los nuevos empleados a sus programas de capacitación respectivos.

Se trata de una de las disciplinas profesionales que más preparación profesional exige y una de las más demandadas en todo el mundo. En Colombia, un asistente administrativo general puede llegar a ganar desde $900,000 hasta $1,300,000 pesos al mes, lo cual equivale a unos $290 dólares estadounidenses. Si cuentas con un título profesional en esta área, puedes trabajar en diversos tipos de empresas del ámbito comercial, sanitario o tecnológico.

Asistente ejecutivo

Un especialista en asistencia ejecutiva es un profesional que trabaja de forma directa con el cuerpo ejecutivo de cualquier tipo de empresa. Suelen intervenir de forma activa en asuntos relacionados con el funcionamiento administrativo del negocio y, en algunos casos, con sus áreas financieras.

Su principal objetivo es facilitar el cumplimiento de las tareas de dirección empresarial a través de la eliminación de obstáculos logísticos. Estos percances pueden ser, por ejemplo, la inasistencia de ciertos empleados o la desorganización de los horarios de trabajo.

Algunas de las principales tareas de un asistente ejecutivo son:

• Proporcionar asesoría personal a los líderes de las juntas ejecutivas empresariales para que puedan realizar una toma de decisiones más sencilla.
• Facilitar la comunicación entre el cuerpo ejecutivo y los clientes de la empresa.
• Redactar informes de forma manual o por computadora.
• Llevar un inventario sobre los instrumentos de oficina y buscar proveedores de calidad.
• Desarrollar un sistema de archivo eficiente.

En Colombia, un asistente ejecutivo puede llegar a ganar hasta $2,500,000 pesos colombianos de manera mensual, lo que equivale a más de $550 dólares estadounidenses. Si cuentas con una especialización profesional en este campo, puedes acceder a un puesto laboral de gran relevancia en empresas dedicadas a la comercialización de productos, marketing o para organizaciones gubernamentales.

Asistente contable

El asistente contable forma parte del departamento financiero de una empresa y su principal rol es el de registrar, administrar y gestionar el capital disponible. Es uno de los tipos de administración de empresa más esenciales dentro de una estructura corporativa, puesto que se enfoca en controlar el uso general de los recursos monetarios.

Uno de los objetivos que debes cumplir como asistente contable es el de resguardar las reservas financieras del negocio y evitar su uso inapropiado. Además, tienes la responsabilidad de transferir montos específicos a los departamentos que lo soliciten. Por otro lado, tendrás que organizar un plan para la organización de ingresos provenientes de actividades comerciales internacionales. Esto comprende la gestión de las diferentes divisas adquiridas y formas de pago como criptomonedas, pagos virtuales, entre otros.

Además de las labores ya mencionadas, un especialista en asistencia contable también cumple con las siguientes tareas:

• Elaborar planes de inversión a corto, mediano y largo plazo.
• Calcular los presupuestos anuales para cada uno de los departamentos de la empresa.
• Redactar y almacenar una amplia cantidad de libros contables de manera manual o mediante el uso de software.
• Cuantificar y establecer los salarios de los empleados según el rol y las horas laborales que cumplen.
• Monitorear las distintas cuentas bancarias asociadas con la empresa.
• Supervisar el estado de las transacciones realizadas referentes a pagos o compra de algún producto o materia prima.

Si optas por este tipo de especialización profesional en el ámbito empresarial colombiano, puedes llegar a ganar más de $1,200,000 de pesos. Al cambio, dicho salario equivale a más de $250 dólares estadounidenses. Tus ingresos variarán según la empresa y la complejidad de las tareas que debas cumplir.

¿Qué hace un asistente de administración?

Las funciones de un asistente administrativo pueden cambiar según el mercado en el que opere la empresa en la que trabaja. Es decir, que las tareas de un ayudante administrativo en una empresa tecnológica son diferentes a las de un ayudante de administración de un hospital.

Sin embargo, en términos generales, las principales responsabilidades de un este profesional son las siguientes:

• Realizar el recorrido de la empresa a los nuevos trabajadores y clientes.
• Informar a los empleados sobre los distintos programas de capacitación disponibles.
• Elaborar y responder correos electrónicos de forma diaria.
• Llevar un registro detallado de documentos como informes, recibos, hojas de cálculo y memorándums.
• Efectuar la recolección, almacenamiento y organización de archivos físicos y digitales.
• Coordinar reuniones y preparar agendas de viaje de los empleados.
• Atender y resolver cualquier solicitud relacionada con problemas existentes en el área administrativa de la empresa.
• Mantener un contacto constante con los clientes con el fin de obtener feedback y solventar reclamos.

Con base en lo que acabas de leer, podemos decirte que un trabajo cómo asistente administrativo abarca el uso de herramientas físicas y también tecnológicas.

¿Cuál es el perfil de un asistente administrativo?

Cómo asistente administrativo debes ser capaz de brindar soluciones rápidas a problemas que surjan en los momentos más inesperados. La creatividad y el pensamiento analítico son sumamente esenciales a la hora de desempeñar tu labor asistencial en el área administrativa de una empresa.

El perfil de un asistente administrativo debe contar con los siguientes aspectos:

• Contar con habilidades de comunicación fluida tanto de forma verbal como gestual. Además, se espera que el asistente pueda manejar más de un idioma.
• Disponer de las capacidades necesarias para utilizar herramientas de oficina. Esto incluye elementos físicos como impresoras o archivadores, y objetos electrónicos como computadoras, teléfonos inteligentes, tablets, etc.
• Experiencia en el uso de sistemas de softwares utilizados en el ámbito empresarial como Microsoft Word, Excel, PowerPoint, sistemas de business intelligence, entre otros.
• Facilidad para trabajar bajo presión y durante largas jornadas.
• Conocimientos profesionales sobre planificación y organización de proyectos.
• Pensamiento crítico al momento de evaluar el rendimiento de los empleados y de los distintos departamentos de la empresa.
• Tener valores éticos y morales plenamente establecidos que se alineen con la misión y visión de la compañía.
• Contribuir, mediante el trabajo en equipo y la cooperación, al desarrollo de proyectos innovadores.

¿Qué carreras estudiar para tener un trabajo como asistente administrativo?

Ahora que sabes qué hace un asistente administrativo, es necesario que conozcas cuáles son las carreras que debes estudiar para empezar a trabajar en dicha especialización. Algunos de los estudios que pueden servirte para acceder a un puesto de asistente de administración en una empresa son:

• Administración de empresas. Al estudiar esta carrera obtendrás conocimientos detallados sobre dirigir una compañía correctamente en cada uno de sus aspectos. Puedes cursar un MBA online para ampliar tu nivel de preparación profesional y obtener mejores oportunidades de empleo. Además, es una de las carreras mejor pagadas en Colombia, puesto que, al obtener este título, tienes la posibilidad de ganar más de $1,700,000 pesos al mes.
• Mercadotecnia. Esta carrera te ofrecerá conocimientos profundos sobre cómo planificar proyectos de marketing digital y publicidad en general. De igual forma, te ayudará a entender cómo vender un producto o servicio de manera efectiva.
• Finanzas y contabilidad. Es un pregrado enfocado en la enseñanza de temas relacionados con la administración de capital de una empresa u organización. Estos conocimientos son sumamente requeridos en compañías tanto nacionales como internacionales.

Creemos que, al considerar todo lo mencionado en este texto, podrás entender a fondo cuál es la labor de un asistente administrativo y por qué es tan importante. Si quieres conocer más sobre los distintos tipos de administración o estás interesado en cursar una carrera universitaria en línea, ingresa en el portal web de VIU (Universidad Internacional de Valencia).