Mapa de procesos: la herramienta que te da ventaja

El mapa de procesos es el resultado de un trabajo de análisis, que culmina con la creación de un diagrama de flujo de trabajo que facilita obtener una comprensión más clara de cómo funcionan un proceso, sus tareas, subtareas y procesos paralelos.

En el mundo de la empresa, mapear los procesos es una buena forma de comprender todos los pasos necesarios para completar una perspectiva global de lo que sucede en el negocio y sus operaciones. A su vez, esta visibilidad ayuda a simplificar la planificación y mejorar resultados, ya que permite abordar asuntosrelacionados con el desempeño individual y el rendimiento del equipo o con la calidad y el diseño del trabajo.

¿Qué es el mapa de procesos?

El mapa de procesos es una representación simplificada de todo lo que sucede en la empresa. Así es como se denomina al fruto del análisis de los procesos en marcha en la empresa, un diagrama de flujo que ilustra el flujo de un proceso, desde la perspectiva más macro hasta el nivel de detalle requerido para identificar oportunidades de mejora.

Descarga nuestra guía gratuita: El management en la empresa. Nuevas fórmulas para nuevos tiempos

Aunque sí que hace referencia a las tareas que desarrollan los distintos miembros de la organización, en esta herramienta no se emplean los roles o posiciones jerárquicas como guía. El mapeo de procesos se centra en el trabajo, las actividades y las tareas.

Su aplicación en el negocio es muy variada, ya que permite ganar comprensión sobre un proceso y, por eso, se puede emplear desde para conocer el flujo de materiales hasta para tener claros cuáles son los pasos que hay que dar para realizar una venta o dar servicio a un producto.

¿Cuál es la mejor forma de mapear un proceso?

Lo primero que hace falta para crear un mapa de procesos es identificar el proceso que se necesita mapear y tener claro el propósito de esta iniciativa. Rodearse del equipo humano adecuado y reunir la información necesaria será la manera de continuar avanzando.

A partir de ahí, se organizan los pasos en orden secuencial, dibujando el mapa desde una línea de base y completándolo hasta el nivel de detalle que se requiera.

Por último, a la vista del resultado, hay que analizar para encontrar áreas de mejora.

¿Qué técnicas se suelen emplear para hacer un mapa de procesos?

Hay diferentes técnicas a las que puede recurrirse para realizar el mapeo de procesos, aunque algunos de los métodos que mayor valor aportan son las entrevistas individuales o en grupos pequeños, observación directa del trabajo, revisión y análisis de la documentación existente de cada proceso y creación de talleres de descubrimiento.

¿Para qué puede resultar ventajoso contar con un mapa de procesos?

El propósito del mapeo de procesos es que las organizaciones y las empresas mejoren su eficiencia, a nivel global o de manera progresiva (por áreas funcionales, proyectos, etc). Los mapas de procesos proporcionan información y, gracias a esa visibilidad, ayudan a los equipos a generar ideas que reducen errores.

Esta herramienta facilita la comunicación e incentiva al análisis. El mapa de procesos identifica cuellos de botella, duplicados y retrasos. Es por eso que sirve para mostrar complejidad inesperada, áreas problemáticas, redundancias, bucles innecesarios y procesos donde la simplificación y la estandarización pueden ser posibles.

Es recomendable recurrir al mapeo para comparar y contrastar el flujo real con el ideal de un proceso o para facilitar que un equipo llegue a un acuerdo.

Quienes desean identificar oportunidades de mejora eficazmente se verán beneficiados si plantean un mapa de procesos como punto de partida de su proyecto.

Si quieres saber más sobre project management y te estás planteando formarte en el tema, echa un vistazo a la Maestría de VIU en Project Management.