Políticas de una empresa, una brújula que guía la vida organizacional

Las políticas de una empresa actúan como una directriz de conducta para los trabajadores y una guía que favorece la rentabilidad del negocio. Además, forman parte de la cultura organizacional y de los valores que determinan su misión y su visión. A continuación, explicamos qué son las políticas de una empresa y dónde puede cursarse una maestría en Comunicación Estratégica para su desarrollo.

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¿Qué son las políticas de una empresa?

Cuando hablamos de las políticas de una empresa, nos referimos a un sistema estructurado con principios que marcan la toma de decisiones a fin de obtener resultados racionales. Asimismo, se las conoce como política organizacional, porque se trata de una declaración de lineamientos que se implementan como un protocolo o un grupo de procedimientos.

La junta directiva, junto con los funcionarios ejecutivos de cada organización, son los responsables de establecerlas. Así, cualquier decisión, por más subjetiva que sea, será evaluada con base en lo dictaminado en las políticas.

Características

Las características de las políticas organizacionales pueden ser tan amplias como la empresa lo decida. Las siguientes son algunas de las que hemos encontrado con mayor frecuencia:

• Están orientadas a cumplir con los objetivos del negocio.
• Pueden incluir diversas normativas y reglas básicas para regir y delimitar la conducta de la organización y sus departamentos.
• Se forman con premisas y procedimientos que los miembros de la compañía deben seguir en casos distintos a los habituales.
• Han de ofrecer un esquema amplio, pero de interpretación precisa para su entendimiento.
• Las acciones concretas que marcan definen la identidad y el espíritu de la empresa.
• Describen las responsabilidades, tanto de los directivos y mandos medios como de los empleados en todos los niveles de la organización.
• Se establecen considerando la razón de ser de la marca, como una manera de afianzar su identidad e ir construyendo los procedimientos que involucran a cada área.
• Su objetivo es proteger los derechos de los colaboradores, así como los intereses de los empleadores y la imagen de la compañía.
• Pueden ser, básicamente, de dos tipos:
  • Generales. Son políticas críticas, de gran impacto para la vida organizacional, por lo que se aplican a todos los niveles jerárquicos, sin distinción. Algunos ejemplos de este tipo son las políticas relacionadas con el presupuesto, las compensaciones o la seguridad.
  • Específicas. Estas políticas aplican únicamente en procesos determinados o a empleados de áreas específicas, así que su alcance está delimitado. Ejemplos de ellas son las políticas de ventas o pagos.
• Otra clasificación se centra en el ámbito de la empresa. Por ejemplo, en sus políticas financieras, de producción, de personal, de seguridad, entre otras. Igualmente, se pueden dividir según el período de tiempo, que puede ser a corto o largo plazo.
• Con base en los requerimientos de cada organización, las políticas pueden establecer normas relacionadas con:
  • El comportamiento de los empleados.
  • La asistencia.
  • El código del uniforme o vestimenta.
  • La privacidad.
  • La responsabilidad ambiental.
  • El cumplimiento.
  • La seguridad integral de los trabajadores, de los equipos y del producto.
• Las políticas deben ser lógicas y con límites para brindar una guía en las decisiones, acciones y planeaciones.

¿Cuál es la importancia de las políticas organizacionales?

Y todo esto, ¿para qué sirve? En síntesis, su importancia reside en cohesionar y organizar la empresa, y dar sentido a sus actividades. De esta forma, se crea una brújula que indica la mejor postura para las cuestiones morales, políticas y éticas que lleven hacia adelante al negocio. Funcionan como un guion de conducta básica al que la organización se adhiere, desde sus directivos hasta proveedores y socios cuando se encuentran en ella.

¿Qué se debe considerar en la creación de las políticas organizacionales?

Para crear políticas funcionales que ayuden a la organización a conseguir los resultados esperados, se han de seguir algunas pautas básicas.

Políticas “sensatas”

Antes de establecer las premisas de conducta, se debe evaluar su practicidad, es decir, si son reales y factibles de realizar. Si están fuera de lugar o son imposibles de alcanzar, no tendrán ninguna función real. Por otro lado, tienen que reflejar el entorno del negocio, tanto interno como externo.

Políticas concretas

Han de tener un fundamento objetivo, sólido y justo para que sean capaces de responder a las personas con criterios de igualdad. Esto significa que todos los empleados tienen los mismos derechos y obligaciones con respecto a las normas. Tampoco deben ser contradictorias y no deben existir inconsistencias entre dos políticas que pudieran generar confusión y demora en la respuesta.

Políticas congruentes

Las políticas son parte de la filosofía empresarial y tienen que reflejar sus valores y prácticas organizacionales. En muchas empresas se tiene como política el “trato por el buen trato”, sin embargo, es común ver a los jefes gritando a sus subordinados. En estos casos, se deben ajustar y difundir los lineamientos para que todos los cumplan.

Políticas comunicadas

Este apartado se desprende del anterior. No sirve de mucho que se invierta tiempo y dinero en políticas que quedan colgadas en alguna pared sin que nadie las conozca, ni aplique. Todo el personal debe estar enterado de su contenido y al tanto de algún cambio, pues es la gente quien las lleva a cabo.

Ejemplos de políticas de una empresa

Las políticas organizacionales difieren de una compañía a otra, con base en su giro y en su propia cultura y filosofía. Aun así, estos son algunos de los ejemplos que más se encuentran en las empresas:

• La calidad de los productos o servicios es la prioridad del negocio.
• Se debe informar a todo el personal de que cualquier actividad en la organización se efectuará según los procedimientos establecidos.
• Se prohíbe a los colaboradores la divulgación de la información sensible. En algunos casos, también se establece la prohibición de trabajar para la competencia.
• Uso obligatorio de la credencial y el equipo de seguridad en las instalaciones.
• Vestimenta apropiada.
• Cero tolerancia a la corrupción o a los incumplimientos dentro del proceso.
• Satisfacer con excelencia las necesidades de los clientes.
• Fomentar un entorno de trabajo sano y amigable.
• Valorar las leyes y el bienestar por encima de cualquier beneficio económico.

Ahora, vamos a presentar algunos ejemplos de políticas de una empresa que engloban, en un marco más amplio, los lineamientos relevantes en la actualidad.

Políticas de cumplimiento en una organización

Igualmente conocidas como política de compliance, son las que comprenden el seguimiento a fondo de las normas implementadas. Su objetivo es crear, verificar, distribuir y rastrear las acciones que den cumplimiento a las leyes, reglas y regulaciones vigentes. En ellas se incluye información relacionada con:

• Responsabilidades.
• Frecuencias de monitoreo, revisión y actualización de las políticas.
• Acceso.
• Acreditación y comprobación del cumplimiento de las políticas.

Políticas ambientales de una empresa

Con estas, nos referimos a las directrices que guían las acciones de un negocio para lograr los objetivos en materia ambiental y de sostenibilidad. Por ejemplo, la Ley de Gestión Ambiental en Ecuador menciona, entre otros artículos, que:

• Las personas tienen el derecho a vivir en un ambiente sano, ecológicamente equilibrado y libre de contaminación.
• Debe existir un aprovechamiento racional de los recursos por parte del sector público y privado.
• Tiene que haber una coordinación entre la compañía y los organismos competentes para el cumplimiento de las normas de calidad ambiental referentes al aire, agua, suelo, ruido, desechos y agentes contaminantes.

Las políticas ambientales de una empresa son cruciales porque permiten la generación de programas y proyectos que mejoran la operación y cuidan el medioambiente. De igual modo, cumplen con la prevención y control de las actividades contaminantes.

Con los movimientos verdes en todo el país, las compañías tienen la obligación de elaborar e implementar políticas que protejan el medioambiente. Adicionalmente, se logra eficientar sus procesos y ahorrar en costos.

Ejemplos de políticas ambientales que establecen algunos negocios:

• Uso de firma electrónica en lugar de papel.
• Eliminación del uso de productos desechables.
• Reúso del agua.
• Reemplazo de bombillas por LED.
• Reducción de materiales y posterior reciclaje.

Qué son políticas de una empresa referente a seguridad

Otro rubro básico en las políticas organizacionales son los temas que pueden afectar directamente a los empleados, clientes o socios. A continuación, definimos qué son las políticas de una empresa en temas de seguridad.

En este aspecto, se establecen las reglas y procedimientos para todos los colaboradores que acceden a la empresa y emplean sus recursos. Cuando hablamos de seguridad referente a la tecnología de la información, las políticas se basan en la seguridad de los datos que se manejan.

Por su parte, cuando se menciona la seguridad en el trabajo o industrial, las políticas se enfocan en mantener la integridad de cada persona, tanto de la organización como de terceros.

Carreras relacionadas con las políticas empresariales

Como vemos, las políticas organizacionales son los cimientos de las operaciones y del cumplimiento legal. Ello implica un establecimiento adecuado y completo según el giro del negocio.

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