Matriz RACI: todo lo que debes saber

La matriz RACI es uno de los modelos gráficos más interesantes y utilizados tanto en el mundo empresarial como en el ámbito del desarrollo de proyectos en general. La implementación de este plan para la creación de ideas innovadoras es algo determinante a la hora de organizar roles y tareas a cada persona involucrada en la propuesta. En este artículo te contamos como se organiza y cuáles son sus distintas aplicaciones.

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¿Qué es una matriz RACI?

Se trata de un modelo organizacional representado de forma gráfica, en donde se especifican las labores y responsabilidades de cada persona involucrada en un proyecto. También se lo conoce como matriz de funciones y roles, y se enfoca primordialmente en garantizar que un trabajo se lleve a cabo de manera eficiente. Las tablas empleadas en su estructuración se ordenan de manera específica bajo la supervisión de un director.

Por otra parte, este sistema determina quiénes son los agentes que deberán reportar sus avances y los individuos que recibirán dicha información. A través de ello, las personas responsables llevarán a cabo los oficios necesarios para que las tareas se ejecuten según lo planeado. Este tipo de matriz es bastante visual, por lo que es muy fácil de analizar de manera superficial.

Además, promueve un estilo de trabajo basado en la cooperación en equipo. Por ello, es habitual que muchas empresas o departamentos de una compañía implementen esta herramienta para construir nuevos servicios o productos digitales.

Funciones

La matriz RACI de funciones y roles cumple con un objetivo principal al ser aplicado en una empresa: designar distintos grados de responsabilidad. Cada nivel implica que debe existir un cierto compromiso con respecto a los proyectos que se estén gestando en la compañía. También funge como soporte para garantizar que el ambiente de trabajo y la retroalimentación interna sea lo más estable posible.

No importa si se trata del desarrollo de un servicio digital o de un nuevo producto, este modelo asegura que cada propuesta mantendrá un orden estructural. Otra función que cumple dicha matriz es la de llevar un registro de todos los avances que tengan lugar durante la ejecución del proyecto. Aquí, se podrán hallar nombres de los agentes, así como también la cadena de mando en la que cada uno se encuentra implicado.

Aplicaciones

Una matriz de roles y funciones puede ser implementada en cualquier tipo de contexto en donde se esté ejecutando un proyecto determinado. Promover el uso de esta herramienta en una empresa en crecimiento, por ejemplo, es algo bastante lógico. Esto se debe, principalmente, a la necesidad que tienen los negocios nuevos o pequeños por encontrar un estilo de trabajo efectivo y coordinado.

Una matriz de roles y funciones contribuirá en la optimización de las tareas realizadas, siempre y cuando se sigan las pautas establecidas para su creación. Para ello, se deben tener en cuenta los siguientes factores:

• Determinar las actividades que se va a realizar. Las tareas que deben ejecutarse tendrán que ser ordenadas por su significado e importancia dentro del proceso. Una vez se efectúe esta labor, será mucho más fácil derogar las responsabilidades posteriormente
• Designación. Aquí se tendrán que identificar a las personas indicadas para cada puesto, teniendo como base sus aptitudes y capacidades para el trabajo.
• Establecer las categorías RACI. Cada agente tendrá asignada una responsabilidad, lo cual se deberá realizar con la ayuda de todo el equipo. Normalmente, requiere de la organización de una plantilla de matriz RACI en Excel, puesto que es un entorno virtual adecuado para ello.
• Contemplar vacíos de acción. Cuando esto ocurre, es necesario que todo el equipo se reúna y empiece a discutir formas de resolver la ausencia de trabajo en algún sector del proyecto. Además, es importante que se detallen las razones del porqué ocurrió este evento, con el fin de evitar percances similares en el futuro.

Los roles en una matriz

Los roles dentro de un modelo de matriz RACI son los que determinan los grados de responsabilidad y cargos que poseerán cada una de las personas dentro del proyecto. En la línea de mando, todos los elementos tienen la tarea de recibir o reportar información, con el fin de sacar el mayor provecho al feedback disponible. Se plantea la conformación de roles para que todos los involucrados puedan desenvolverse de la mejor manera posible.

Antes de determinar los roles, es de suma importancia conocer el contexto tanto del proyecto en desarrollo como de las cualidades de todos los trabajadores. La matriz RACI y ejemplo puede ser aquella que toma lugar cuando se está gestando la creación de una página web. En este caso, se tienen en consideración personas como el diseñador, redactor creativo, el desarrollador y director de sitios web. Teniendo estos elementos disponibles, se procede a determinarles roles como puede ser la actualización del feed, renovación del diseño y la optimización de la página, entre otras tareas.

Los roles existentes dentro de esta matriz gráfica se clasifican de la siguiente manera:

Responsible

Dentro de los estudios para trabajar en un banco es importante conocer que un responsible. En un modelo de matriz RACI es quién está a cargo de coordinar acciones. También se lo conoce como responsable, por su traducción del inglés, y se caracteriza por ser el organizador de un proceso determinado dentro del proyecto. Por ende, solamente debe haber uno por tarea asignada, especialmente para evitar confusiones futuras. Un responsable contribuye a resolver dudas y brindar información actualizada sobre el desarrollo del trabajo realizado.

El responsable tiene la capacidad de derogar ciertas actividades, siempre y cuando se alineen con las metas del proyecto final. Para ello, deberá consultar con el jefe de la propuesta o el director para realizar cambios dentro de la matriz y editar los datos necesarios. Es de vital importancia que el individuo con este rol conozca sobre temas de oratoria y comunicación social con el fin de expresar bien sus ideas y visiones.

Accountable

En español se podría traducir como "aprobador", y es el responsable que supervisa que la tarea que se va a ejecutar sea efectuada de manera correcta. La persona con este rol dentro de una matriz RACI en Excel no necesariamente tendrá que hacer el oficio, sino más bien garantizar que no existan errores en su ejecución.

En algunos casos, el aprobador puede ser el mismo responsable del proyecto en general, como también puede ser un ejecutivo o sénior. Solamente puede existir un aprobador dentro de la estructura de la matriz. Además, cuando el plan llegue a fases finales, será este mismo quién dé el visto bueno al trabajo realizado en su área.

Consult

Como su nombre lo indica, un consultor es la persona a la que los involucrados de un proyecto deberán acudir para asegurar que todo está realizándose de manera correcta. A diferencia de los últimos dos elementos, sí puede haber más de dos consultores en un mismo campo. Estos pueden ser elegidos para establecer logros dentro de cada tarea o para evaluar la calidad de los informes entregados.

Se tratan también de individuos que cuentan con un nivel suficiente de preparación profesional como para emitir opiniones y críticas constructivas. Su impacto dentro del modelo empresarial es tan importante como el de un aprobador o agente responsable. Regularmente, los consultores suelen tener un grado en ADE que les permite respaldar sus conocimientos y saben sobre el patrimonio de contabilidad de la empresa.

Inform

La persona con este rol solamente cumple la tarea de recopilar datos sobre el avance del proyecto en sus distintas facetas. De igual manera, no se limita a recolectar los datos positivos, sino también negativos. Cada fragmento de data se emplea para que, tanto los directivos como las personas involucradas en el trabajo conozcan su estado de desarrollo. Quien represente este rol puede ser una persona o un grupo numeroso y tienden a reportar sus avances de manera diaria.

No tienen una acción directa sobre la evolución del proyecto, pero su oficio es sumamente importante para la empresa. La razón de ello es que sus informes son enviados a los distintos departamentos y ejecutivos para que puedan determinar sus decisiones. Cada avance o incidente es el que definirá la continuidad del proyecto, su suspensión o culminación absoluta.

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