Cómo mejorar la gestión de una pyme

La pequeña y mediana empresa (pyme) es el elemento fundamental del tejido empresarial en nuestro país. Es vital para el desarrollo de la sociedad, sostener la economía y favorecer la creación de empleo. En la actualidad, la gestión de una pyme es un trabajo duro ya que las circunstancias externas no favorecen en nada el camino. Estamos en una coyuntura caracterizada por una gran competitividad, precios bajos y una demanda interna que aún necesita tiempo para recuperar su nivel de otras épocas.

Enfrentarse a nuevas formas de competencia, en un entorno tan complejo, es el gran desafío para los empresarios en la gestión de su pyme y, por extensión, de las personas encargadas de la planificación y desarrollo de dicha gestión. Cada empresa se pone a prueba a diario para posicionarse en el mercado y articular, de la mejor manera posible, su estrategia ante los elementos que la rodean: trabajadores, proveedores, clientes, competencia, etc. Y, sobre todo, para medir su capacidad de sobrevivir en un mundo tan globalizado.

El primer objetivo natural de la gestión de una pyme será determinar qué es lo que se quiere conseguir y para ello ha de analizar todos los elementos y recursos que tiene a su disposición, o que pueda conseguir, ya que éstos son la clave de una buena gestión. Debe ser capaz de manejar correctamente la información que procesa, integrando todas las áreas, y que ésta sirva para la toma de decisiones, con el fin de planificar las mejores estrategias competitivas y manejar con inteligencia la interacción con el entorno.

Aspectos fundamentales en la gestión

Para una buena gestión es básico implicar a todos los departamentos. Es muy importante elaborar un manual de procedimientos donde cada función esté bien planificada. Podemos establecer dos pilares básicos como soporte para la gestión de una pyme: la información y comunicación.

• Hay que fomentar un trabajo cuidadoso con información veraz, evitando la duplicidad de tareas que puede producir errores. Se debe promover una buena gestión del tiempo para no ralentizar los procesos.
• La comunicación interdepartamental debe ser fluida y constante, para dar una respuesta fiable y rápida a nuestros clientes o proveedores cuando la soliciten. Y también, por supuesto, a la dirección de la empresa.

En lo que se refiera a las estructuras principales de la empresa, estos consejos pueden ayudar a mejorar la gestión:

• Estructura financiera: es un elemento básico en la gestión de una pyme. Muchas pymes han tenido que cerrar por falta de liquidez aún teniendo un aceptable nivel de ventas. La demora en el pago de los clientes puede asfixiar a las empresas que no pueden posponer muchos de sus gastos habituales: nóminas, pagos a proveedores o gastos corrientes. Es vital una buena gestión de cobros y pagos, anticipando las decisiones que se deban tomar. Al mismo tiempo, se deben buscar las mejores fuentes de financiación cuando sea necesario: rápidas, seguras y a un coste competitivo.
• Recursos humanos: los trabajadores son el recurso más valioso en una empresa. La tecnología ayuda a reducir los costes y mejorar los procesos pero son los empleados los que pueden desarrollar las estrategias que se necesiten, pueden aportar ideas y también experiencia. El talento es un valor al alza, los profesionales más creativos y con conocimientos en las nuevas tecnologías serán un gran impulso para las pymes. En todo caso se debe elaborar un organigrama bien estructurado, donde se definan los puestos, las funciones y las responsabilidades; y tratar de elegir a los mejores profesionales.
• Producción: ¿cuánto nos cuesta elaborar nuestro producto o servicio?, ¿a cómo lo podemos vender?, ¿qué margen de rentabilidad tenemos?, ¿en qué aspectos se puede mejorar?. Son todas ellas cuestiones que hay que estudiar para ofrecer el mejor producto al mejor precio, y que sea rentable. Tampoco se debe olvidar la gestión de stocks y de almacén porque pueden generar costes innecesarios.
• Estrategia comercial: Si falla, no hay clientes ni ventas. La era digital ofrece muchas posibilidades de comunicación con potenciales clientes, al tiempo que permite abarcar un gran número de mercados. En este sentido, una pyme nunca debe descartar su proyección al exterior, aunque aún no tenga las condiciones adecuadas, hay que preparar el camino para encontrar la oportunidad de dar el salto.

Por último, tenemos la planificación logística en la distribución del producto. Para muchas actividades es lo suficientemente importante para requerir una atención individualizada. Es el último paso en la cadena de ventas, la clave para fidelizar al cliente, el prestigio de la compañía se pone en juego.