Gestión presupuestaria en tiempo real

La gestión presupuestaria es una actividad de importancia estratégica en las empresas. Es por esta razón que la mayoría de negocios, en el momento en que empiezan a crecer, optan por contratar los servicios profesionales de consultores expertos en esta materia o toman la decisión de incorporar en plantilla a un especialista en contabilidad y finanzas.

El presupuesto es una herramienta efectiva para que las organizaciones administren mejor sus gastos y costes. Tradicionalmente, es un área reservada a los gerentes y controladores financieros, aunque, a día de hoy también se extiende al área de compras, por ser una parte sustancial de la planificación. Las organizaciones determinan cuánto alcance financiero está disponible para el gasto en función de los presupuestos, lo que convierte a la gestión presupuestaria en un factor indirecto para el aseguramiento de la calidad de productos y servicios.

Por lo tanto, al hacer una estimación precisa de los costes que asignarán a cada partida y las inversiones que se decide hacer, las organizaciones pueden controlar los gastos y reducir el riesgo de tener que enfrentarse a sorpresas inesperadas.

¿Por qué es importante la gestión presupuestaria?

La gestión eficaz del presupuesto no solo contribuye a una mejor administración del dinero en efectivo de la empresa, sino que también ayuda a:

1. Controlar sus resultados financieros, haciendo posible la introducción de ajustes cuando se advierte que son necesarios.
2. Alinear la influencia financiera con el resto de factores de importancia en las operaciones, para prevenir errores.
3. Facilitar la medición del rendimiento, la única manera de maximizar el valor del dinero y los activos disponibles.

Además, el control del presupuesto aumenta la conciencia acerca de los costes dentro de las organizaciones. Esta ventaja se hace aún más efectiva cuando la gestión presupuestaria se lleva a cabo en base a información en tiempo real, algo que, hoy día, es posible mediante herramientas como los dashboards y paneles, que añaden un componente dinámico que supera en eficiencia a la generación y compartición de informes.

Con la información de última hora al alcance, los responsables del presupuesto pueden optimizar el control de los gastos y tomar mejores decisiones basadas en datos confiables.

¿Qué es el control de presupuesto en tiempo real?

Hasta ahora, la mayoría de organizaciones realizaban un seguimiento de los presupuestos en Excel. Sin embargo, este enfoque de gestión presupuestaria requiere de ajustes manuales cada vez que se realizan cambios. Eso implica:

• Más tiempo destinado a esta tarea.
• Aumento del riesgo de errores.

A estos inconvenientes hay que añadir un tercero, la falta de visión general de las cifras actuales. Se trata de ineficiencias que ninguna empresa competitiva puede permitirse hoy día y, por esa razón, cada vez son más las que optan por automatizar la gestión presupuestaria para beneficiarse de funcionalidades de monitorización, actualizaciones en tiempo real y una mayor visibilidad de las cuentas de la empresa.

El tipo de herramientas que hacen posible esta forma de gestionar el presupuesto suelen, además, promover la integración, por lo que se evitan los silos departamentales que conducían a problemas de calidad de datos al dificultar la completitud y exactitud de los cálculos.