Operaciones de grabación y tratamiento de datos y documentos

El registro de las actividades de procesamiento permite a la empresa tener una visión general de lo que se está haciendo con los datos personales. Abordar correctamente las operaciones de grabación y tratamiento de datos y documentos es parte de la obligación que le impone el RGPD.

¿Por qué son necesarias las operaciones de grabación y tratamiento de datos y documentos en la empresa?

El registro es un documento con fines de inventario y análisis, que debe reflejar la realidad del procesamiento de información sensible. Cuando se abordan correctamente las operaciones de grabación y tratamiento de datos y documentos se puede identificar con precisión, entre otros:

• Los actores involucrados (controlador, procesadores, representante, controlador conjunto, etc.) en el procesamiento de datos;
• Las categorías de datos procesados;
• El propósito del procesamiento (lo que se hace con los datos personales recopilados), quién tiene acceso y quiénes son los destinatarios de los datos personales;
• Durante cuánto tiempo se conservan los datos personales;
• Las medidas de seguridad técnicas y organizativas implementadas.

Además de ser una obligación establecida por el RGPD, este registro constituye una herramienta de control interno y, a su vez, un medio para demostrar el cumplimiento.

La persona encargada de las operaciones de grabación y tratamiento de datos y documentos en la empresa debe tener claro si realmente se necesitan ciertos datos para un procesamiento específico, si es relevante retener la información durante el tiempo que se almacena en los archivos de la empresa o so los datos recogidos están suficientemente protegidos.

Teniendo en cuenta que el deber de mantener un registro de las preocupaciones de procesamiento afecta, en principio, a todas las entidades, tanto privadas como públicas, independientemente de su tamaño, siempre que procesen datos personales; es preciso que haya profesionales preparados para afrontar esta tarea.

Buenas prácticas para las operaciones de grabación y tratamiento de datos y documentos

Al complementar el registro con detalles complementarios, puede lograrse que el registro sea una herramienta de control real de cumplimiento del RGPD. De hecho, el deber de documentación proporcionado por el RGPD no se limita al requisito de un registro. La recopilación, en un documento, de todos los detalles relacionados con el procesamiento que opera y requeridos por el RGPD garantizará el cumplimiento de las normas de protección de datos o servirá para identificar las acciones que la empresa debe llevar a cabo para alcanzar este objetivo.

Este registro también ayudará al oficial de protección de datos a cumplir su misión, incluso facilitando su respuesta cuando sea consultado por cualquier colaborador del organismo destinado a implementar el procesamiento de datos.

Por ejemplo, al incluir en ese registro los detalles requeridos (procesamiento de la base legal y, según los casos, subcontratación legal de la transferencia de datos a otro país, derechos que se aplican al procesamiento, existencia de una decisión automatizada, origen de datos, etc.) podrá incorporarse al registro para escribir notas informativas.

Finalmente, también puede incluirse en el registro un archivo de las violaciones de datos y hacer un inventario de todos los documentos vinculados con la transferencia de datos fuera de la Unión Europea (cláusulas contractuales, etc.) y a los procesadores a los que la empresa recurre (procesamiento de contratos).

¿Sabes cómo gestionar las operaciones de grabación y tratamiento de datos y documentos de tu negocio?