Sistema ERP, ventajas y desventajas principales

En el entorno informático de las empresas conocemos un sistema ERP como una herramienta que se utiliza con la intención de gestionar y administrar diversos procesos dentro de un negocio. El término deriva del inglés Enterprise Resource Planning y se conoce en nuestro idioma como sistemas de planificación de recursos empresariales. En sus manos quedan tareas como la logística, el inventario, la producción, los envíos, la contabilidad o la gestión de facturas, si bien cualquier departamento de un negocio es susceptible de potenciarse con este tipo de sistema. A continuación veremos cuáles son sus principales ventajas y desventajas.

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Grandes ventajas

Uno de los principales añadidos que realiza la integración de un sistema ERP en la empresa se encuentra relacionado con la flexibilidad que se aporta a las herramientas de software que se utilizan. Aporta personalización, control y una mejor gestión en busca de la optimización absoluta. Todo es modificable y está abierto a ser alterado en base a las necesidades que se produzcan de manera dinámica. Cualquier cambio que se necesite realizar estará integrado y no habrá que invertir grandes recursos en procesos externos. En otro orden de cosas, este tipo de elemento también aumenta de forma significativa el nivel de seguridad en las empresas. Se protegen los datos que circulan por debajo del ERP para que no puedan ser robados y sacados fuera de las dependencias de la empresa. Esto es clave para todo tipo de sectores, sobre todo para los que una interacción no aprobada con los datos en su núcleo podría derivar en graves problemas para la empresa. Un buen ejemplo es ponernos en el papel de una compañía relacionada con la alimentación que sufre una brecha de seguridad aprovechada por un grupo terrorista para alterar un ingrediente del producto que se fabrica. Este ingrediente en lugar de alterar el sabor lo que podría hacer sería resultar nocivo o incluso venenoso, lo que llevaría a que la empresa tuviera serios problemas legales por haber dado un producto alterado a sus clientes. Por eso es un buen motivo tener la seguridad adicional que proporcionan los sistemas ERP. Por otro lado, los ERP ayudan a integrar los controles de calidad y las distintas fases por las que pasa un negocio si no dispone de una interfaz de gestión general para todo ello. Hay empresas que disponen de un CRM que soluciona el trabajo en su lugar, pero en su defecto un sistema ERP puede ser una muy buena opción por comodidad y sencillez de manejo.  

Desventajas que nunca hay que olvidar

Implementar un sistema ERP no es cuestión de unos días, sino que se trata de un proceso complicado y que requiere mucha atención, así que se debe realizar un trabajo exhaustivo de mantenimiento. Al mismo tiempo se tiene que mantener actualizada a la plantilla en la forma en la que se usa el sistema ERP en cuanto a la obtención de los datos y el análisis y gestión de los mismos. Si esto falla, si se deja atrás y se atrasa la manera en la que se exprime el potencial del ERP, todo se puede descontrolar en poco tiempo. Por eso es necesario mantener educados a los profesionales que tengan interacción con el ERP, no se puede confiar únicamente en una persona o en unos cursos de formación simples que no profundicen en el perfeccionamiento de los sistemas. Dicho de otra manera, instaurar un sistema de ERP también significa que necesitamos personal muy eficiente y formado, algo que no siempre está a disposición de quienes cuentan con un pequeño negocio. Para grandes empresas es más sencillo, pero en casos de negocios que comienzan se trata de una tecnología más difícil de alcanzar. También es un problema la gestión del sistema si los empleados vienen y van y no hay un equipo fijo que se ocupe de ello a largo plazo. Además de esto, instalar un sistema ERP no es precisamente barato, hay que realizar inversión para renovar licencias y mantenerlo activo en todo momento y se suele emplear más tiempo del equipo de soporte para responder a problemas derivados de este tipo de plataforma. Las ventajas son numerosas, pero también los inconvenientes de trabajar con este tipo de sistema, que es más rígido de lo que se podría imaginar.