Receta para la exitosa comunicación de un congreso científico-médico

En verano proliferan los congresos en el mundo académico y profesional, y muchos eventos se realizan para reforzar la estrategia de comunicación de una organización o institución y su visibilidad en la sociedad. Es una herramienta muy útil para potenciar la marca y acercarse al público objetivo. Los congresos científico-médicos de actualización profesional e investigadora se han mantenido a salvo y continúan celebrándose y  proliferando. La difusión de estos eventos, es, sin duda, unas de las grandes proyecciones profesionales para los comunicadores más especializados en la parte institucional o empresarial de la cultura científica y sanitaria.

A la hora de enfrentarse a la comunicación de este tipo de congresos son convenientes dar unos consejos que garantizan un apropiado desarrollo en un campo a veces esquivo y complejo:

1. El más importante sin duda, y que hará que antes, durante y después del congreso científico─médico todo transcurra sin grandes es la humildad. Es imposible, por mucho que a un periodista le interese la comunicación de la salud y seamos inquietos, controlar todos los vericuetos que aborda un congreso médico de actualización. Esta actitud debe acompañarte y marcar la labor comunicativa en todos sus procesos.

2. Muchas veces, en un congreso de este estilo, observamos que se dirgie a un público profesional, farmacéuticos, médicos de atención primaria o especialistas y a medios de comunicación especializados en salud. Por tanto, hay que estudiar concienzudamente el programa y no dejar nada a la improvisación. Hay que conocer de primera mano cuáles son las ponencias más interesantes y los correos electrónicos de sus ponentes para facilitarlos a los medios.

3. También antes de la celebración del congreso es necesario contactar con esos ponentes más relevantes y pídeles que te condensen en pocas líneas y de manera sencilla las claves de su futura intervención en el congreso. Aquí es fundamental hacer ver al médico que su mensaje debe ser entendido por un público generalista sin que pierda rigor científico. De esta manera te aseguras un trabajo previo al congreso que te facilitará mucho la realización de las notas de prensa.

4. En esos preliminares resulta crucial la labor de investigación y documentación: acudir a buscadores y bases de datos con actitud crítica para recabar la máxima información sobre los temas más reseñables del congreso y aportar datos, cifras (tan valorados por los periodistas) que puedan enriquecer nuestras notas de prensa.

5. Tanto en la nota de prensa previa al congreso, como las que hagamos en el congreso, es necesario que pasen por una revisión cualificada por parte del presidente de la sociedad médica o de la institución científica pertinente. Los comunicadores especializados en materias de este estilo no somos, sin embargo, expertos en ello, sino en cómo difundir ciencia, y por un celo excesivo a nuestra nota de prensa podemos incurrir, si no la revisan, en errores que a un profesional biomédico, por ejemplo, le puede parecer imperdonables.

6. Durante el congreso no se puede faltar a los coffebreaks ni a la cena de gala del congreso. Ahí es donde hiberve lo más interesante y te puedes enterar de algún dato que puede generar una interesante nota de prensa imprevista. Por ejemplo, en un congreso de neumólogos pudo saberse la pausa-café que el gobierno autonómico no había ofrecido ningún puesto de neumología, y que era una de las pocas especialidades médicas que se quedaba sin plaza pública.
7. Hay que dar siempre a los asistentes un seguimiento on line del evento. Desafortunadamente, y aunque en otro tipo de eventos cada vez es más habitual, en los congreso científico─médicos el mundo 2.0 brilla por su ausencia. Hazles ver que el streaming se hace cada vez más necesario y que un hastag es fundamental para que se pueda participar en las diferentes sesiones a través de las redes sociales.

8. Por último queda el trabajo post-congreso que evalúa nuestro trabajo: el seguimiento de medios y de la cobertura que ha tenido nuestras notas de prensa. Contactar con los medios que asistieron para ver si necesitan más recursos e información, acercarnos a los no asistentes, etc.

En comunicación de eventos sobre ciencia y avances sanitarios al final lo que garantiza el éxito del evento es el cuidado de los pequeños detalles. Puede parecer muy metodológico y que poco puede innovarse o mejorarse en un evento de estas características, pero depende de nosotros que la comunicación sea estratégica y creativa y que contribuya a reforzar a la vez el posicionamiento de la institución y a difundir rigurosamente los logros del congreso.

Vídeo relacionado  

https://youtu.be/bIPYc9Tmybc

─Antonio Romero. Profesor en el Máster en Comunicación de la Investigación Científica de la Universidad Internacional de Valencia─VIU