Consejos y estrategias para la gestión del tiempo

Uno de los elementos más decisivos en la organización del trabajo de cualquier empresa es la gestión del tiempo. Es algo universal, que no admite distinciones entre actividades o sectores. Todas las compañías deben reafirmarse en el compromiso de gestionar mucho mejor el tiempo que dedican a sus actividades. Todos los trabajos necesitan tiempo y el tiempo es un recurso limitado.

La productividad y, por extensión, la rentabilidad de una compañía está muy relacionada con su capacidad para la correcta gestión del tiempo.  Ello implica una serie de pautas de planificación y definición de las tareas y puestos de trabajo. Se trata de trabajar, en inicio, sobre estos puntos principales:

• Planificar, organizar y priorizar el trabajo diario, entre lo que es importante y lo que es urgente.
• Definición concreta de cada actividad necesaria y cada puesto de trabajo, para evitar que alguna tarea se quede sin hacer o se haga dos veces.
• Agrupar los trabajos en áreas o departamentos, de modo que sean realizados por las personas más adecuadas y con más experiencia y competencias para ello.
• Combatir los “ladrones” del tiempo: desorden, reuniones, visitas, papeleo…

Todos los procesos se pueden mejorar significativamente con una mejor gestión del tiempo. Para ello, hay que ser consciente de los tiempos muertos, de las horas improductivas, de la duplicidad de tareas o de las gestiones que salen mal y hay que repetir por falta de planificación o información. Todo eso se materializa en una pérdida para la empresa, aunque no sea fácil cuantificarla, es un coste real que provoca que seamos menos productivos.

Las actividades en la empresa y la gestión del tiempo

 En nuestro país, la gestión del tiempo es uno de nuestros puntos débiles. Según datos publicados a finales de 2014 por el Instituto de Estudios Económicos (IEE), recopilando estadísticas de la OCDE, la jornada laboral anual en España supera de forma clara a la de muchos de nuestros vecinos europeos (280 horas más que Alemania por ejemplo), sin que esto redunde en una mayor productividad en el trabajo respecto a ellos

En la misma dirección, uno de los últimos informes de OBS Business School, revela que un 55% de la jornada laboral en España es improductiva y un 20% genera pérdidas materiales, de tiempo y de recursos. Está claro que la productividad o rentabilidad del trabajo no se puede medir por la cantidad de horas que se dedica a cada tarea.

Esta es la razón por la cual las empresas valoran mucho a los profesionales que tengan la capacidad de una buena gestión del tiempo, por sus evidentes beneficios de gestión y organización.  Los trabajadores más rentables son aquellos que siempre encuentra tiempo para realizar lo que se les pide y con prontitud. Además, poseen una buena resistencia al estrés ante los picos de trabajo y pueden realizar varias tareas sin agobiarse y con una respuesta satisfactoria.

Sin embargo, es necesaria una planificación global, de todos los departamentos de la compañía, para diseñar una estrategia adecuada para la gestión del tiempo.

Estrategias para mejorar la gestión del tiempo

Estos son cuatro puntos fundamentales para diseñar una estrategia de gestión del tiempo que ayude a mejorar la eficiencia en los procesos. Es muy recomendable evaluar periódicamente lo que hemos hecho y cómo ha salido, para proponer las acciones de mejora pertinentes

• Definición de las tareas y los puestos de trabajo.

Para este objetivo, se debe identificar cada trabajo que sea necesario hacer y el tiempo que necesita. Se pueden agrupar tareas por departamentos o por nivel de cualificación, con el objetivo de que cada trabajo lo realicen las personas adecuadas. No debemos permitir que un trabajador, por ejemplo, no sepa que hacer la próxima hora o que no entienda cómo debe realizar alguna tarea.

Es especialmente importante evitar, por ser un elemento muy perjudicial, la duplicidad de tareas.   Lo normal es que varios departamentos necesiten manejar una misma información o datos. Sería una pérdida de tiempo inútil que cada uno realizará el mismo trabajo para conseguirlos. La información que genera la empresa debe tener unos encargados concretos y ésta debe estar a disposición de todos aquellos que la necesiten.

• Fomentar un trabajo consciente y un buen clima laboral.

Es imprescindible que el trabajador pueda disponer del ambiente adecuado para realizar las tareas. Un ambiente ordenado y bien iluminado, la ergonomía u otras acciones parecidas son muy útiles. Los medios técnicos que se necesiten también deben estar al alcance de cada uno de forma cómoda. Al tiempo, se deben promover acciones colaborativas entre los trabajadores, para mejorar la fluidez de la información y los tiempos de realización de los trabajos.

• Delegar tareas

Muchos empresarios pueden creer que necesitan supervisar todas las operaciones que se realizan. Pero esto es un compromiso muy complejo y puede paralizar muchos trabajos hasta que se obtenga el visto bueno o la aprobación. Por ello, es imprescindible que la cadena de mando tenga colaboradores en los que poder confiar para delegar responsabilidades. Delegar es una buena práctica porque contribuye a generar un modelo de responsabilidad compartida e involucra a más personas en los objetivos planteados.

• La gestión de las urgencias.

Solemos reaccionar de manera instintiva y tendemos a afrontar las cosas según nos van llegando. Es frecuente que un trabajador ante una tarea nueva, que se presenta como urgente, la anteponga a lo que esté haciendo.  No todo es tan urgente, y hay que dar valor a lo que se está haciendo y su repercusión. En las empresas, muchos trabajos dependen de que se hayan hecho otros antes, y van enlazados. Si paramos la cadena, sin razón justificada, ralentizamos y perjudicamos la ejecución de otros procesos.

Por último, recomendamos reconocer y evitar todas estas situaciones que nos “roban” el tiempo:

• Las visitas inesperadas o reuniones demasiados largas.
• Un excesivo papeleo o lectura de documentación que no necesitamos.
• Sistemas de archivo ineficientes, que nos obliga a “eternizarse” buscando algún documento.
• Una información poco clara, que puede provocar repetir trabajos por haberlos entendido mal.
• Faltas de concentración: distracciones, interrupciones, demasiadas llamadas o ruidos.

Con estas prácticas, se pueden optimizar mejor los recursos y hacer más eficiente la compañía.