El delegado de protección de datos y sus funciones en la empresa
La figura del delegado de Protección de Datos (DPO) no solo es obligatoria en muchos casos, sino necesaria para una adecuada gestión de la información. El actual contexto global, cada vez más digitalizado y con normativas más estrictas en torno a la protección de datos, así lo reclama. Este profesional se ha vuelto esencial para garantizar el cumplimiento de la ley y la seguridad de la información. No obstante, las empresas deben cumplir con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). Esta normativa de la Unión Europea exige que, en determinados casos, se designe a un data protection officer. El objetivo es salvaguardar la privacidad y los derechos de las personas usuarias.
Las responsabilidades que se le atribuyen a este puesto en las empresas son amplias. Oscilan entre asesorar en el cumplimiento normativo hasta supervisar la correcta gestión de los datos personales. En este artículo, profundizaremos en qué es un DPO y cuáles son las funciones del delegado de protección de datos. Además, te facilitaremos los detalles para que sepas cómo llegar a ser uno. Abordaremos las preguntas más frecuentes que suelen plantearse sobre este perfil. Su gran relevancia en el organigrama empresarial hace de esta una ocupación con mucho futuro y con un considerable potencial económico.
¿Qué es un DPO en una empresa?
El delegado de Protección de Datos (o Data Protection Officer, DPO, en inglés) es un profesional responsable de garantizar que una empresa u organización cumpla con las normativas sobre protección de datos, como el RGPD. Aunque no todas las empresas están obligadas a contar con un DPO, la mayoría de las organizaciones que tratan grandes volúmenes de datos personales o datos sensibles deben designar a uno.
El DPO no solo actúa como asesor, sino que sirve de enlace entre la empresa y las autoridades de control en caso de auditorías o incidentes relacionados con la protección de datos. Su papel es fundamental para evitar sanciones, dado que el incumplimiento del RGPD puede acarrear multas significativas.
¿Qué hace el delegado de Protección de Datos?
El delegado de Protección de Datos desempeña una amplia variedad de funciones dentro de la organización. Entre las más relevantes se encuentran:
- Supervisión del cumplimiento normativo. El DPO debe asegurarse de que la empresa cumple con el RGPD y otras normativas locales e internacionales sobre protección de datos.
- Evaluación de riesgos. Identifica posibles riesgos en el manejo de los datos personales y propone medidas preventivas para minimizar posibles incidentes.
- Capacitación interna. Forma al personal de la empresa en prácticas de protección de datos, para certificar que todos los empleados saben gestionar la información conforme a la normativa.
- Intermediario con las autoridades. Actúa como enlace entre la empresa y las autoridades de protección de datos en el caso de que se produzcan inspecciones, auditorías o solicitudes de información.
El trabajo del DPO es crucial para proteger tanto a la empresa como a los usuarios y avalar que los datos se emplean de manera segura y respetuosa con los derechos de las personas.
Funciones del delegado de protección de datos
Las funciones del delegado de protección de datos son variadas y se extienden a diferentes áreas estratégicas de la organización. Algunas de las más importantes son:
- Monitoreo del cumplimiento. El DPO se encarga de revisar, cada cierto tiempo, las políticas de la empresa para cerciorarse de que están alineadas con la normativa vigente.
- Realización de auditorías. Evalúa los procesos internos para respaldar el tratamiento seguro y acorde a la ley de los datos personales.
- Asesoramiento continuo. Proporciona orientación a los directivos y empleados sobre sus obligaciones en materia de protección de datos.
- Gestión de incidentes. En caso de una violación de seguridad, el DPO debe liderar la respuesta, notificar a las autoridades competentes y minimizar los daños.
- Evaluaciones de impacto. Supervisa y dirige la realización de evaluaciones de impacto sobre la privacidad de los datos, especialmente en proyectos que involucran nuevas tecnologías o grandes volúmenes de información.
El desempeño eficaz de estas funciones resulta determinante para inhibir vulneraciones en la seguridad de los datos y proteger tanto la reputación de la empresa como la privacidad de los usuarios.
¿Cuáles son las principales obligaciones para las empresas que marca el Reglamento General de Protección de Datos?
El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) establece varias obligaciones para las empresas y organizaciones que manipulan datos personales de ciudadanos de la Unión Europea. Estas son las principales:
Consentimiento claro y específico
Las empresas deben obtener el consentimiento explícito de los individuos para procesar sus datos personales. El consentimiento debe ser informado, es decir, las personas deben saber qué datos se recopilan, con qué fines se utilizarán y quién tendrá acceso a ellos.
Derecho a la información
Las empresas están obligadas a informar a los titulares de los datos sobre el tratamiento de sus datos personales.
Derecho de acceso
Los individuos tienen derecho a solicitar el acceso a los datos personales que las empresas hayan recopilado de ellos.
Derecho de rectificación
Las personas pueden solicitar la corrección o actualización de sus datos personales si son inexactos o incompletos.
Derecho a la supresión (Derecho al olvido)
Los individuos pueden solicitar la eliminación de sus datos personales en determinadas circunstancias, como cuando los datos ya no son necesarios para los fines para los que fueron recopilados o si se retira el consentimiento.
Minimización de datos
Las empresas deben asegurarse de que solo se recogen y procesan los datos personales precisos para los fines específicos que se han establecido.
Seguridad de los datos
Las empresas deben poner en práctica medidas técnicas y organizativas apropiadas para avalar la seguridad de los datos personales.
Designación de un delegado de Protección de Datos (DPO)
Las empresas que realizan un tratamiento regular y sistemático de datos personales a gran escala, o que manejan categorías específicas de datos de especial sensibilidad, deben designar a un delegado de Protección de Datos para supervisar el cumplimiento del RGPD.
Documentación y registros
Las empresas deben llevar un registro de las actividades de tratamiento de datos personales. Dicho registro debe contar con información sobre las categorías de datos, los fines del tratamiento y los destinatarios de los datos.
Cumplir con estas obligaciones ayuda a las empresas a prevenir sanciones significativas, que pueden alcanzar hasta el 4 % de su facturación anual. Además de ello, también fomenta la confianza de los consumidores y mejora la reputación de la organización que adopta estas medidas.
¿Quién puede ser delegado de protección de datos?
El perfil ideal para convertirse en delegado de protección de datos debe combinar conocimientos sólidos en derecho, tecnología y gestión de riesgos. Aunque no se requiere una titulación específica, las personas que opten a este puesto deben tener experiencia relevante en la protección de datos y estar familiarizadas con el RGPD y otras normativas relacionadas.
Las empresas suelen preferir que los DPO tengan un background en áreas como el derecho digital, la ciberseguridad o la informática, ya que estas disciplinas son indispensables para gestionar de manera efectiva los riesgos asociados al tratamiento de datos personales.
A su vez, la designación de un DPO debe garantizar la independencia de sus funciones dentro de la organización. Esto implica que el DPO no debe tener conflictos de interés y debe atesorar la autoridad necesaria para tomar decisiones y asesorar a la alta dirección.
¿Qué estudiar para ser DPO?
Si te interesa convertirte en delegado de Protección de Datos, es recomendable que te formes en disciplinas relacionadas con la protección de datos y el derecho digital. Existen múltiples cursos y programas de posgrado diseñados específicamente para preparar a futuros DPO. Un buen ejemplo de ello es nuestro Máster en Derecho Digital, que cubre áreas esenciales como el cumplimiento normativo, la ciberseguridad y la protección de datos personales.
Además de la formación académica, es crucial adquirir experiencia práctica en la gestión de riesgos y en la implementación de políticas de privacidad dentro de las organizaciones. La continua actualización en las normativas de nueva creación y en los cambios tecnológicos es inapelable, dado que la protección de datos es un campo en constante evolución.
El delegado de protección de datos es una figura esencial para respaldar que las empresas cumplen con las normativas sobre privacidad y protegen adecuadamente los datos de sus usuarios. Las funciones del delegado de protección de datos abarcan desde la supervisión de la seguridad de los datos hasta la gestión de incidentes y la intermediación con las autoridades.
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