Gestión integral: ¿Qué es y qué ventajas tiene?

En un entorno tan competitivo y exigente como el actual, la gestión integral de empresas y proyectos es una fórmula muy recomendable. Se trata de un enfoque sistémico, enfocado al éxito y con características bien definidas que vamos a analizar. ¿La principal? Mantener y aplicar una visión completa, holística, de la organización para optimizar todas sus áreas. A continuación, nos adentramos en sus conceptos y principios.

Qué es la gestión integral

La empresa es igual que un organismo. Está formada por muchas partes distintas que cumplen su labor con mayor o menor independencia. El óptimo funcionamiento depende de lo que consigue cada una de ellas, pero también de la coordinación y las sinergias obtenidas.

Precisamente, las denominadas gestiones integrales o integradas persiguen este propósito. Se aplican en todos los campos de actividad, con independencia de sus circunstancias. Por ejemplo, todos hemos oído hablar de la gestión integral de residuos y entendemos claramente qué es. Cada fase es distinta, pero está interconectada con el resto.

Y aunque asociamos su uso a las más grandes empresas y organismos, existe también una gestión integral del taxi y para cualquier otro pequeño negocio.

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¿En qué consiste?

Cuanto mayor y más compleja es la organización, mayor es su necesidad de gestionar de forma integral. Por tanto, te conviene tener claros cuáles son los factores que nos permiten definir estos modelos:

• La dirección se realiza a partir de procesos y objetivos unificados.
• Los distintos sectores o áreas de actividad se supeditan al interés general.
• Todos los procesos y equipos están perfectamente alineados.
• La coordinación global es máxima, todos trabajan por los mismos fines.
• Los intereses particulares de cada departamento pierden su protagonismo y se tornan secundarios.
• Requiere una supervisión continua y centralizada de todos los indicadores de gestión relacionados con cada parcela.

9 objetivos capitales de este planteamiento

Las razones que llevan a las entidades a adoptar este enfoque son muy variadas. Cada vez más, se asocia a rentabilidad financiera, mayor productividad y a una satisfacción superior en los clientes.

Por ello, no es extraño que la formación empresarial cualificada esté incorporando y divulgando sus principios. Tanto es así que cursar un máster de gestión integral y especializarse en esta materia es una idea inteligente para tu futuro.

En la actualidad, los objetivos más frecuentes que se obtienen al integrar la gestión empresarial son los que siguen:

1. Tomar decisiones más eficientes y efectivas.
2. Optimizar el catálogo de los servicios y productos comercializados.
3. Favorecer el crecimiento
4. Impulsar la innovación corporativa.
5. Incrementar la rentabilidad, reduciendo los costes.
6. Reforzar la marca y consolidar o mejorar su reputación.
7. Aumentar la satisfacción de los clientes y, con ella, desarrollar su fidelidad.
8. Mejorar la retención y el aprovechamiento del talento.
9. Conseguir una cultura de empresa y un ambiente de trabajo agradable, motivador y saludable.

En el plano operativo, la meta principal es lograr una mejora continua en todos y cada uno de sus componentes. De este modo, el éxito a largo plazo será la consecuencia más natural.

¿Cuáles son los rasgos diferenciales de la gestión integrada?

Mediante la actuación interdepartamental y la comunicación sinérgica, estas empresas aspiran a alcanzar su mejor nivel.

Con este fin, se apoyan en estos principios de actuación:

• Trabajo por objetivos a largo plazo. La visión y la misión son los ejes operativos, por lo que toda la planificación supera el cortoplacismo.
• Coordinación y cooperación entre departamentos. Cada parte es consciente de su aportación al conjunto, lo realmente prioritario.
• Comunicación fluida y transparente. Es un ingrediente irreemplazable en este planteamiento. La información, las ideas y los sentimientos han de fluir en todas las direcciones de la empresa, tanto vertical como horizontalmente.
• Capacidad de adaptación y flexibilidad. Estas empresas saben adaptarse a los cambios, a las novedades y a las circunstancias. Se aplica en todos los campos: a nivel interno, entre los empleados y también con los clientes.
• Supervisión monitorizada. Los hechos, a partir de datos objetivos, se convierten en una brújula continua para analizar la realidad, supervisar, validar y adoptar nuevas decisiones.

Consejos útiles para implementarla

Contar con un sistema de gestión integral es una de las piedras angulares de este procedimiento organizacional. Entre sus ventajas destaca la capacidad de administrar desde puntos de vista y sensibilidades diferentes. Dado que coordinar y compartir la información es decisivo, estos sistemas se convierten en un apoyo organizacional irrenunciable.

Para conseguir este objetivo integral en la administración de una empresa, estos tips siempre son de gran ayuda:

• Adquirir y proporcionar formación cualificada, actualizada e impartida por profesionales. Solo quien conoce y domina la matriz BCG o la metodología lean puede aprovechar estas herramientas en su actividad gestora.
• Consultar casos reales y estudiar ejemplos prácticos, como la implementación de la gestión integral de RFEG. El objetivo es aprender tanto de sus aciertos como de sus errores.
• Analizar el contexto. Conocer la realidad es básico, tanto a nivel interno como externo. Necesitas tener claro el nivel de complejidad de la iniciativa, la capacidad de adaptación de la plantilla y los niveles de riesgo asumidos.
• Involucrar a las personas. Los empleados no deben desenvolverse con pasividad, dado que son un parte activa fundamental en todo el proceso. Motivarlas e implicarlas es decisivo.
• Planificar con detalle. La preparación y la determinación son indispensables. Desde el primer momento, tras investigar la realidad, hay que realizar un plan de acción profesional. Es preciso incluir en él objetivos, recursos necesarios, KPIs, plazos de implementación y personas responsables.
• Supervisar y reaccionar. El plan creado es una brújula para la puesta en práctica, pero no ha de resultar inamovible. Es necesario analizar, evaluar y medir las consecuencias de las decisiones adoptadas. Si no están funcionando, procede replantearlas o cambiarlas.
• Poner lo propio en común. Con esta sencilla definición de comunicación ilustramos la necesidad de informar, convencer y persuadir a los protagonistas. Así, el plan de implementación debe ser público para todos ellos.

¿Quién necesita un sistema de gestión integral?

Adoptada la decisión de gestionar integralmente la empresa, y elaborado el plan para hacerlo, hay que contar con los recursos y las tecnologías precisos. El sistema de gestión integral o SIG es una herramienta esencial en este planteamiento. Se trata de un conjunto de normas y procedimientos que regulan el funcionamiento colectivo de la organización. Ha sido diseñado y aplicado para asumir gran cantidad de tareas, aspectos y labores operativas en una empresa.

Su aportación principal es administrativa, aunque también constituye un notable apoyo al dirigir. De hecho, ayuda a comprobar y controlar el grado de avance hacia los objetivos establecidos.

Entre los ámbitos en los que las compañías acostumbran a aplicarlo destacan:

• Recursos Humanos.
• Contabilidad.
• Finanzas.
• Marketing.
• Ventas.
• Dirección.
• Calidad.
• Medioambiente.
• Producción.
• Distribución.
• Comunicación.
• Seguridad.
• Ciberseguridad.

Es decir, cuando se trata de una compañía que gestiona integralmente, ha de participar en todos sus departamentos y campos de actuación. Por lo general, estos SIG se definen con estructura de árbol: constan con un tronco central del que salen sus ramificaciones y sus hojas. En todo caso, aborda aspectos como la planificación, la organización y las políticas de empresas, así como la formación, la documentación, las tareas administrativas y la implementación de nuevos procesos.

Sobre todo, hay que considerar que son recursos globales, idénticos para todos los departamentos y sectores de la entidad.

Fases y niveles de integración

El proceso de puesta en práctica siempre consta de cuatro partes diferenciadas:

1. Identificar.
2. Coordinar.
3. Planificar.
4. Comunicar y difundir.

Por último, es posible optar por tres niveles de integración:

• Organizativo. Una única persona se encarga de manejar varios SIG.
• Metodológico. Diferentes empleados conservan sus competencias, pero han de adaptarse a una línea metodológica marcada y común.
• Total. Un único responsable asume la gestión de todos los procesos esenciales en la empresa.

¿Qué ventajas ofrece un sistema integrado de gestión?

Trabajar con estas plataformas tecnológicas es muy beneficioso. En especial al gestionar de un modo integral, por estas prestaciones:

• Disminuyen y se simplifican las operaciones, al tiempo que se suprimen los esfuerzos duplicados.
• Se conoce la realidad de la empresa en tiempo real.
• Los integrantes de la plantilla están más implicados y motivados.
• El tiempo se aprovecha con más eficiencia.
• Las auditorías son mucho más livianas y llevaderas.
• Baja la carga de trabajo asumida, gracias a la unificación de tareas.
• Disminuyen los costes, por todo lo anterior.
• Se cumplen los estándares marcados por las normas y las instituciones oficiales.
• Clientes y colaboradores confían más en la empresa, así como en sus propuestas.
• La notoriedad y la imagen de marca mejoran.
• La entidad es mucho más competitiva, rentable y estratégica.

Gestionar de modo integral, por tanto, es un método eficaz muy recomendable para optimizar el funcionamiento empresarial. Es una tendencia creciente por sus excelentes resultados y sus importantes ventajas.

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