Herramientas de gestión de proyectos para facilitar la supervisión y mejorar los resultados

Las personas que se dedican profesionalmente a la gestión de proyectos tienen en las herramientas de gestión de proyectos a sus mejores aliadas. Gracias al software de gestión de proyectos es posible planificar, organizar, coordinar y controlar todos los recursos y plazos de manera sencilla y efectiva. Por tanto, son recursos tecnológicos que facilitan el logro de objetivos mientras se mantiene la transparencia presupuestaria. No obstante, hay quienes ven en ellos también algunos inconvenientes.

¿Qué beneficios presentan y cómo podemos aprovechar todas sus funcionalidades sin que obstaculicen el trabajo? Lo analizamos a continuación.

¿En qué consiste la gestión de proyectos?

Es un trabajo realizado por los gestores de proyectos o project managers. Su realización resulta esencial en la mayoría de entidades de todo tipo de sectores o industrias. Hay infinidad de proyectos posibles y de muy diversa índole, y sus denominadores comunes son los siguientes:

• Buscan alcanzar uno o varios objetivos.
• Se ciñen a un calendario temporal determinado.
• Cuentan con un presupuesto limitado.

En la mayoría de los casos, estas tareas requieren de una planificación y organización exhaustiva. Implican a trabajadores de diferentes áreas, que se enfocan en un objetivo común. Por lo tanto, la colaboración y la coordinación son fundamentales.

Ahí radica la importancia del papel que desempeña el project manager, quien tiene encomendadas tareas como:

• Planificar la estrategia.
• Asignar recursos.
• Determinar el alcance y el presupuesto.
• Supervisar cada una de las áreas y las fases.
• Coordinar, impulsar y dinamizar a los equipos de trabajo.
• Rediseñar o reorientar líneas de actuación en caso de que sea necesario hacerlo.
• Controlar el grado de cumplimiento de las tareas.
• Revisar el desempeño de los miembros del equipo.
• Gestionar riesgos e imprevistos.
• Evaluar, reportar, cerrar e informar sobre el resultado.

Para llevar a cabo este ingente trabajo sin errores y con el suficiente control, puede valerse de herramientas y software diseñados específicamente para este cometido. Gracias a ello, la planificación, ejecución y seguimiento de proyectos resulta mucho más sencilla.

¿Qué formación es necesaria para trabajar en este sector de actividad?

La gestión de proyectos es un terreno apasionante que requiere de una serie de habilidades. Existe formación académica que te preparará para desempeñar tareas de dirección en este campo, entre la que destacan las siguientes:

• Máster en gestión de proyectos.
• Máster Universitario en Administración y Dirección de Empresas (MBA).

Las herramientas de gestión de proyectos son recursos muy útiles y necesarios en entornos donde hay que llevar a cabo trabajos colaborativos de cierta complejidad. Gracias a ellas, resulta mucho más sencilla la planificación, supervisión y evaluación. La ejecución, en definitiva, se hace mucho más productiva y ágil. Si buscas especializarte, encuentra en nuestra oferta formativa los programas que te prepararán para trabajar en este campo.

¿Qué herramientas utiliza un Project Manager?

Los directores de proyecto tienen a su disposición una gran variedad de herramientas que facilitan la realización de sus funciones. En la actualidad, hay infinidad de ellas y la mayoría son de acceso libre y gratuito, por lo que impulsan la productividad y eficiencia. Estas son algunas de las más usadas en entornos empresariales actuales:

• Diagramas de Gantt, que favorecen la visualización de cronogramas, la asignación de tareas y el control en todas las fases.
• Tableros Kanban, que resultan muy visuales para organizar el trabajo mediante el uso de tarjetas que representan tareas asignadas.
• Software de Comunicación, como Slack, Microsoft Teams o Discord que impulsan la coordinación, la comunicación, la transparencia y la colaboración en los equipos.
• Herramientas colaborativas como Google Docs, Google Sheets o Microsoft Office Online y otras plataformas similares permiten a los equipos trabajar de forma colaborativa en documentos, hojas de cálculo y presentaciones.
• Software de gestión, asignación y organización de tareas como Asana, Trello, Jira y Monday.com ayudan a organizar y asignar tareas, establecer fechas límite y realizar un seguimiento del progreso individual y del equipo.

La variedad de opciones disponibles es grande. Esto supone a la vez una oportunidad pero también un riesgo. Apostar por una de ellas requiere una serie de recursos y tiempo de adaptación, capacidad de integración con otras herramientas, etc. Por eso, es importante un trabajo previo de investigación para tomar la decisión más ajustada a las necesidades reales.

¿Cuál es el mejor software de gestión de proyectos?

Las características de un software de proyectos, su facilidad de uso y su capacidad de utilizarse con otras herramientas es clave para el éxito. Por esa misma razón, puede resultar complicado decidir cuál es la tecnología idónea para una entidad o proyecto concreto. Algunas de las soluciones más populares y usadas en todo tipo de entornos empresariales son las siguientes:

• Asana, porque es una herramienta intuitiva y flexible.
• Basecamp, porque permite crear listas de tareas, tablones de mensajes, planificaciones y horarios. También gestiona documentación y almacena archivos. Otras opciones posibles son el chat y la comunicación, creación de gráficos y correos electrónicos.
• Trello, por su enfoque visual basado en tableros Kanban.
• Jira, sobre todo para entornos que recurren a la metodología agile para el desarrollo de software.
• Microsoft Project para grandes proyectos con una cierta complejidad y necesidades de seguimiento exhaustivo.
• Monday.com, por su interfaz visual y fácil de usar. Es ideal para equipos que buscan una solución todo en uno para la gestión de proyectos y la colaboración.
• Smartsheet, por ser una aplicación en la nube que no necesita instalación. Permite el acceso a usuarios tanto externos como internos y la asignación de tareas. Se pueden crear diagramas de Gantt, tablones Kanban, calendarios, tarjetas, etc. También es posible almacenar archivos y conectar con almacenamiento en la nube, como Dropbox o Google Drive.
• Wrike, porque da opción de acceso a tres versiones, una de ellas gratuita y todas ellas en la nube. Posibilita la planificación y asignación de tareas, calendarización y el intercambio de información. Se puede visualizar en todo momento el estado del proyecto y obtener informes con paneles visuales. Es posible crear diagramas de Gantt y se integra con otras herramientas, como Jira, Github, Outlook, Ms Project, Slack, Gmail o Salesforce, entre otras.

¿Qué beneficios tiene usar un software de gestión de proyectos?

El uso de herramientas de software para la gestión de proyectos tiene innumerables ventajas, entre las que están:

• Planificación de tareas y acciones.
• Medición de resultados y evaluación.
• Control y supervisión de fases, miembros del equipo, áreas, presupuestos, proveedores, etc. Visión global en cada momento y fase.
• Coordinación, comunicación y colaboración.
• Trazabilidad, análisis de datos y control del gasto.
• Claridad en la fijación de objetivos y enfoque en los resultados.
• Prevención de errores.
• Automatización de tareas rutinarias.
• Identificación y abordaje rápido de fallos, desviaciones en los indicadores o problemas imprevistos.
• Optimización de recursos, identificación de cuellos de botella y redistribución rápida en caso de que sea necesaria.
• Mejora de la productividad.

¿Cómo funciona un software de gestión de proyectos?

Estas son, punto por punto, las claves del funcionamiento de un software de este tipo.

• Creación de un nuevo proyecto con nombre, objetivos, indicadores, plazos y tareas.
• Calendarización, asignación y programación de tareas, tanto individuales como colectivas.
• Establecimiento de prioridades.
• Asignación de presupuesto y recursos humanos y materiales.
• Seguimiento y actualización de los avances registrados.
• Análisis, evaluación, optimización, cierre del proyecto y balance.

¿Qué metodologías son aplicables a la gestión de proyectos?

Las metodologías facilitan la gestión, ejecución y finalización de los proyectos, por cuanto son sistemas de prácticas, procedimientos y reglas que normalizan los procesos. Estas son algunas de las más usadas:

• Agile.
• Scrum.
• Cascada o waterfall.
• Híbrida.
• Lean.
• Prince2.
• Método de ruta crítica.
• Six Sigma.
• ECM o Event Chain Methodology.
• FDD o Feature Driven Development.

Algunas de ellas son muy populares en distintos entornos empresariales y se usan para dinamizar, agilizar y aumentar la productividad.

¿Qué es el triángulo de la gestión de proyectos?

Es también conocido como el triángulo de hierro, triple restricción o triángulo de proyecto. Representa las tres restricciones o características fundamentales de un proyecto. Estas son las tres principales variables, que están relacionadas entre sí:

• Alcance.
• Coste.
• Tiempo.

Así, la calidad de un proyecto está condicionada por estos tres factores, que han de estar lo más equilibrados posible. La causa es que si el responsable cambia alguna de ellas, las demás se resienten. Por ejemplo, si se amplía el alcance, pero se mantiene el coste y el tiempo, la calidad tiende a bajar.

Además de estas, hay otras variables, como el riesgo y, en menor medida, otras como:

• Objetivos estratégicos de la compañía.
• Valores de la empresa o core values.
• Claves del negocio.
• Restricciones legales, técnicas, etc.

¿Son efectivas las herramientas de gestión de proyectos?

Una de las mayores desventajas que tienen las herramientas informáticas de gestión de proyectos es que no siempre resultan sencillas de usar. Sobre todo cuando comienzan a implantarse, tardan es ser interiorizadas por quienes las usan. Esa es la razón por la que, a veces, no se les saca todo el rendimiento y el potencial que tienen.

Aunque pueda parecer, en cierto modo, extraño, hay project managers que continúan usando tablas Excel para realizar sus cometidos. Lo hacen por diversas razones, entre ellas, que están familiarizados con esta herramienta y les cuesta iniciarse en el uso de software.

Además, algunos directores de proyectos encuentran falta de integración de estas herramientas con otras. En otras ocasiones, les resulta difícil su utilización, emplean mucho tiempo para tareas simples o su equipo las rechaza por idénticas razones. Esto pone de manifiesto la importancia de la labor de investigación previa para escoger bien el software idóneo para cada entidad.